Tích hợp QuickBooks

Chuyển các khoản chi trả và chi phí thẳng vào sổ sách của bạn.

Sổ sách được ghi ngay khi công việc diễn ra.

Mỗi kỳ lưu trú đều sinh ra bút toán — một khoản chi trả, một chi phí dọn dẹp, một hóa đơn nhà cung cấp. Kết nối QuickBooks và bản ghi đó vào sổ sách ngay khi phát sinh thay vì được dựng lại vào cuối tháng.

Tổng quan

Quản lý bất động sản sinh giao dịch nhanh hơn tốc độ bất cứ ai đối soát. Một cuối tuần tạo ra các khoản trả cho người dọn dẹp ở bốn bất động sản, một hóa đơn thợ ống nước, ba khoản chi trả từ nền tảng với cấu trúc phí khác nhau, và một lần hoàn tiền. Chẳng cái nào phức tạp; cái nào cũng lắt nhắt, và chúng chất đống.

Kết cục thường thấy là một đợt bù sổ hằng tháng, nơi ai đó dựng lại sáu tuần hoạt động từ sao kê ngân hàng và trí nhớ. Sai sót ở đây không kịch tính — một khoản chi quy nhầm bất động sản, một khoản phí ghi thành doanh thu — nhưng chúng âm thầm làm hỏng đúng những con số bạn dùng để đánh giá một bất động sản có đáng quản lý hay không.

Kết nối QuickBooks cho phép việc nhập liệu diễn ra ngay tại thời điểm sự kiện. Một ca dọn dẹp hoàn tất kèm khoản thanh toán có thể thành một khoản chi phí vào đúng bất động sản, còn các khoản chi trả từ nền tảng thì vào sổ như doanh thu chứ không nằm đó như một khoản tiền vào không rõ nguồn. Cuối tháng còn lại là việc xem lại, chứ không phải dựng lại.

ProhostAI làm được gì với QuickBooks

Khi QuickBooks đã kết nối, ProhostAI làm việc với sổ sách của bạn bằng ngôn ngữ tự nhiên. Không có màn hình kế toán nào trong ứng dụng.

Đọc

Trả lời từ sổ sách — Lấy con số thật chứ không phải ước lượng. “Năm nay chúng ta chi bao nhiêu cho bảo trì căn nhà bên hồ?”
Kiểm tra những gì còn tồn — Xem các hóa đơn phải thu và phải trả chưa thanh toán mà không phải mở QuickBooks.

Tạo và cập nhật

Ghi nhận chi phí — Đẩy các khoản trả cho người dọn dẹp, hóa đơn nhà cung cấp và sửa chữa vào sổ như chi phí của đúng bất động sản.
Ghi nhận doanh thu — Vào sổ các khoản chi trả từ nền tảng như doanh thu để một khoản tiền vào không bị bỏ lửng không rõ nguồn.

Cách kết nối QuickBooks

QuickBooks kết nối qua OAuth của Intuit, nên ProhostAI không bao giờ thấy mật khẩu của bạn và bạn có thể thu hồi quyền từ Intuit bất cứ lúc nào.

1Mở ProhostAI và vào Cài đặt → Kết nối.
2Tìm QuickBooks và chọn Kết nối.
3Đăng nhập Intuit, chọn tệp công ty và phê duyệt các quyền truy cập.
4Thử hỏi năm nay bạn đã chi bao nhiêu cho một bất động sản để xác nhận kết nối chạy được.

Điều nên biết

QuickBooks vẫn là hệ thống ghi nhận gốc. Hệ thống tài khoản và báo cáo của kế toán viên vẫn nguyên vẹn.

Hãy quyết định cách ánh xạ bất động sản vào cấu trúc kế toán của bạn — class, location hay customer — trước khi đẩy nhiều bút toán qua.

Chọn đúng tệp công ty ngay lúc kết nối. Kết nối nhầm tệp thì gỡ ra rất mệt.

Thu hồi quyền của ProhostAI trong phần cài đặt tài khoản Intuit sẽ chấm dứt truy cập ngay lập tức.

Câu hỏi thường gặp về tích hợp QuickBooks

Nó ghi nhận giao dịch ngay khi phát sinh — các khoản trả cho người dọn dẹp, hóa đơn nhà cung cấp, chi trả từ nền tảng — vào QuickBooks. Kế toán viên của bạn vẫn nắm phần tài khoản và báo cáo.

Thường qua class, location hay customer tùy cấu trúc sổ sách của bạn. Đáng quyết định trước khi đẩy nhiều bút toán qua, vì đổi về sau nghĩa là làm lại.

Ngược lại thì đúng hơn. Các bút toán về kèm phân loại và được quy về đúng bất động sản ngay khi phát sinh, nên cuối tháng thành việc xem lại chứ không phải dựng lại.

Kết nối này được làm cho QuickBooks Online, đúng phạm vi mà luồng OAuth của Intuit bao phủ.

Mở Cài đặt → Kết nối trong ProhostAI và ngắt kết nối, hoặc thu hồi quyền của ProhostAI trong phần cài đặt tài khoản Intuit.