Intégration Box

Recherchez et classez vos documents Box sans quitter la conversation.

Stockage maîtrisé, accès conversationnel.

Les équipes choisissent Box quand la question de qui voit quoi compte vraiment — contrats propriétaires, documents d'assurance, tout ce qui est soumis à une règle de conservation. En le connectant, ProhostAI travaille avec ces fichiers pendant que vos autorisations existantes continuent de faire leur travail.

Aperçu

Box a tendance à apparaître dans les entreprises immobilières qui rendent des comptes à quelqu'un : un fonds, un groupe de propriétaires, un assureur. Son attrait, c'est le contrôle — autorisations granulaires, pistes d'audit, politiques de conservation — et c'est précisément ce contrôle qui explique pourquoi personne ne veut qu'une seconde copie de tout traîne ailleurs.

Connecter Box évite ce problème. ProhostAI lit les fichiers sur place, via un compte dont vous avez déjà défini les autorisations, si bien qu'un document que personne n'est censé voir reste invisible. Demandez une police ou un contrat, et l'IA ouvre le fichier qu'elle est autorisée à ouvrir et vous répond à partir de son contenu.

Les nouveaux documents repartent de la même manière. Un formulaire signé, une facture de prestataire, un rapport produit par l'IA — tout est classé dans le dossier qui possède déjà les bonnes règles d'accès, plutôt que dans une boîte de réception que quelqu'un devra trier plus tard.

Ce que ProhostAI peut faire avec Box

Une fois Box connecté, ProhostAI l'utilise en langage naturel, dans les limites des autorisations déjà accordées au compte connecté.

Lecture

Retrouver un document — Recherchez dans les dossiers accessibles au compte connecté, sans savoir où un document a été classé. “Trouve l'attestation d'assurance actuelle pour l'immeuble Harbour.”
Répondre à partir de son contenu — L'IA ouvre le fichier et répond à partir de ce qu'il indique, si bien que les clauses et les polices sont citées plutôt que mémorisées.

Création et mise à jour

Déposer dans le bon dossier — Classez un document là où les bonnes règles d'accès s'appliquent déjà. “Mets ce formulaire signé dans le dossier des documents propriétaires.”
Partager un lien — Créez un lien de partage Box pour quelqu'un qui a besoin d'un document précis.

Comment connecter Box

Box se connecte via OAuth : ProhostAI ne voit jamais votre mot de passe, et un administrateur peut révoquer l'accès à tout moment.

1Ouvrez ProhostAI et allez dans Paramètres → Connexions.
2Recherchez Box et sélectionnez Connecter.
3Connectez-vous à Box et approuvez les autorisations sur l'écran de consentement Box.
4Demandez un de vos documents pour vérifier que la connexion fonctionne.

Bon à savoir

ProhostAI hérite des autorisations du compte que vous connectez. Il ne peut pas voir un dossier que ce compte ne peut pas voir : c'est donc le compte connecté qui constitue le réglage à ajuster.

C'est pourquoi il faut connecter un compte dont l'accès correspond à ce que l'IA doit pouvoir aborder — pas nécessairement celui d'un administrateur.

Les fichiers sont lus à la demande plutôt que copiés, si bien que la conservation et le versionnage restent l'affaire de Box.

Dans les environnements d'entreprise, un administrateur peut devoir approuver l'application avant que la connexion puisse être finalisée.

Questions fréquentes sur l'intégration Box

Oui. Il agit via le compte que vous connectez et ne peut atteindre que ce que ce compte peut atteindre : les dossiers auxquels il n'a pas accès restent invisibles.

Un compte dont l'accès correspond à ce que l'IA doit pouvoir aborder. Connecter un administrateur complet donne à l'IA une visibilité de niveau administrateur, ce qui est rarement souhaitable.

Non. Les fichiers sont lus sur place, à la demande, si bien que la conservation, le versionnage et l'audit restent gérés par Box.

Oui, dans les dossiers où le compte connecté peut écrire — les nouveaux documents héritent donc des règles d'accès déjà en place sur ce dossier.

Ouvrez Paramètres → Connexions dans ProhostAI et déconnectez-le, ou demandez à un administrateur de retirer l'application des paramètres de votre compte Box.