Intégration SharePoint

Lisez les bibliothèques de documents et les listes de votre équipe, sur demande.

Le site d'équipe cesse d'être l'endroit qu'on oublie de consulter.

SharePoint est l'endroit où les équipes immobilières les plus importantes conservent la version partagée de tout : procédures, modèles, documents de conformité, la liste que quelqu'un a créée pour les demandes de maintenance. En le connectant, ProhostAI répond directement à partir de ces bibliothèques au lieu de demander à chacun d'aller les chercher.

Aperçu

Un site SharePoint démarre généralement bien. Quelqu'un crée des bibliothèques, quelques listes, des autorisations sensées — puis les personnes pour qui il a été conçu continuent de travailler par e-mail, parce qu'ouvrir le site représente une étape de plus que demander à un collègue.

Connecter SharePoint supprime cette étape. Demandez quelle est la procédure d'escalade et ProhostAI lit le document dans la bibliothèque et vous répond. Demandez ce qui figure sur la liste de maintenance d'un bien et il lit la liste. Le site reste le référentiel ; il cesse simplement de dépendre du fait que les gens y naviguent.

Comme SharePoint gère à la fois des documents et des listes structurées, cela va au-delà du simple stockage : une liste de fournisseurs, un registre d'équipements, un journal d'approbations sont autant d'éléments que l'IA peut lire et, si vous l'autorisez, compléter.

Ce que ProhostAI peut faire avec SharePoint

Une fois SharePoint connecté, ProhostAI travaille avec vos sites en langage naturel, dans les limites des autorisations déjà accordées au compte connecté.

Lecture

Lire les bibliothèques de documents — Trouvez et ouvrez des documents sur tous les sites accessibles au compte connecté. “Que dit notre procédure d'escalade sur les appels en dehors des heures ouvrées ?”
Lire les listes — Extrayez des éléments d'une liste SharePoint — fournisseurs, équipements, demandes — et obtenez des réponses à partir de ces données.

Création et mise à jour

Classer un document — Téléversez-le dans la bonne bibliothèque afin qu'il hérite de ses autorisations et de ses métadonnées. “Mettez ce certificat de conformité dans la bibliothèque Sécurité du bâtiment.”
Ajouter ou mettre à jour des éléments de liste — Enregistrez une demande de maintenance ou mettez à jour une fiche fournisseur sans ouvrir le site.

Comment connecter SharePoint

SharePoint se connecte via OAuth Microsoft. ProhostAI ne voit jamais votre mot de passe ; dans la plupart des entreprises, un administrateur approuve la connexion une seule fois.

1Ouvrez ProhostAI et allez dans Paramètres → Connexions.
2Recherchez SharePoint et sélectionnez Connecter.
3Connectez-vous avec le compte Microsoft qui a accès à vos sites et approuvez les autorisations.
4Posez une question à laquelle une de vos bibliothèques peut répondre pour confirmer que la connexion fonctionne.

Bon à savoir

ProhostAI voit exactement ce que voit le compte connecté. Les autorisations des sites et des bibliothèques continuent de s'appliquer, donc le contenu restreint le reste.

La plupart des entreprises exigent le consentement d'un administrateur avant que la connexion puisse aboutir — le processus d'approbation standard de Microsoft 365.

SharePoint et OneDrive sont liés mais distincts. Les fichiers d'un OneDrive personnel ne sont pas accessibles via la connexion SharePoint, et inversement.

Les documents et les éléments de liste sont lus en direct, le site reste donc le référentiel et il n'y a rien à resynchroniser.

Questions fréquentes sur l'intégration SharePoint

Oui. Il peut lire des éléments dans les listes — fournisseurs, équipements, demandes de maintenance — ainsi que les documents des bibliothèques, et y ajouter du contenu lorsque le compte connecté en a l'autorisation.

Oui. Il agit via le compte que vous connectez et ne peut atteindre que les sites et bibliothèques accessibles à ce compte.

Dans la plupart des entreprises, oui — Microsoft exige le consentement d'un administrateur pour les applications tierces. C'est une approbation ponctuelle, pas une étape à répéter pour chaque utilisateur.

Non. SharePoint couvre les sites d'équipe et leurs bibliothèques et listes ; OneDrive couvre les fichiers propres au compte connecté. Les équipes qui utilisent les deux peuvent connecter les deux.

Ouvrez Paramètres → Connexions dans ProhostAI et déconnectez-le, ou demandez à un administrateur de retirer l'application depuis votre centre d'administration Microsoft 365.