Integrazione Box

Cerca e archivia documenti in Box senza uscire dalla conversazione.

Archiviazione controllata, accesso conversazionale.

I team scelgono Box quando conta sapere chi può vedere cosa — contratti con i proprietari, documenti assicurativi, tutto ciò che ha una regola di conservazione. Collegarlo permette a ProhostAI di lavorare con quei file mentre i tuoi permessi esistenti continuano a fare il loro lavoro.

Panoramica

Box tende a comparire nelle aziende immobiliari che rispondono a qualcuno: un fondo, un gruppo di proprietari, un assicuratore. L'attrattiva è il controllo — permessi granulari, audit trail, politiche di conservazione — ed è proprio questo controllo il motivo per cui nessuno vuole una seconda copia di tutto sparsa altrove.

Collegare Box evita tutto questo. ProhostAI legge i file dove si trovano, tramite un account i cui permessi hai già deciso tu, così un documento che nessuno dovrebbe vedere resta invisibile. Chiedi una polizza o un contratto e l'AI apre il file che è autorizzata ad aprire e risponde in base al suo contenuto.

I nuovi documenti tornano indietro allo stesso modo. Un modulo firmato, una fattura di un fornitore, un report prodotto dall'AI — archiviati nella cartella che ha già le giuste regole di accesso, invece che in una casella che qualcuno dovrà ordinare più avanti.

Cosa può fare ProhostAI con Box

Una volta collegato Box, ProhostAI lavora con esso in linguaggio naturale, entro i permessi che l'account collegato ha già.

Lettura

Trova un documento — Cerca nelle cartelle raggiungibili dall'account collegato, senza dover sapere dove è stato archiviato qualcosa. “Trova il certificato assicurativo attuale per l'edificio Harbour.”
Risponde in base al contenuto — L'AI apre il file e risponde in base a ciò che dice, così condizioni e polizze vengono citate anziché ricordate a memoria.

Creazione e aggiornamento

Carica nella cartella giusta — Archivia un documento dove valgono già le regole di accesso corrette. “Metti questo modulo firmato nella cartella dei documenti dei proprietari.”
Condividi un link — Crea un link di condivisione Box per chi ha bisogno di un documento specifico.

Come collegare Box

Box si collega tramite OAuth, quindi ProhostAI non vede mai la tua password e un amministratore può revocare l'accesso in qualsiasi momento.

1Apri ProhostAI e vai su Impostazioni → Connessioni.
2Cerca Box e seleziona Collega.
3Accedi a Box e approva le autorizzazioni nella schermata di consenso di Box.
4Chiedi uno dei tuoi documenti per verificare che la connessione funzioni.

Buono a sapersi

ProhostAI eredita i permessi dell'account che colleghi. Non può vedere una cartella che quell'account non può vedere, il che rende l'account collegato il controllo che regoli tu.

Proprio per questo, collega un account il cui accesso corrisponda a ciò di cui l'AI dovrebbe poter parlare — non necessariamente un amministratore.

I file vengono letti su richiesta anziché copiati, quindi conservazione e versioning restano compito di Box.

Nei tenant enterprise, potrebbe essere necessario che un amministratore approvi l'applicazione prima che la connessione possa essere completata.

Domande frequenti sull'integrazione Box

Sì. Lavora tramite l'account che colleghi e può raggiungere solo ciò che quell'account può raggiungere, quindi le cartelle a cui non ha accesso restano invisibili.

Uno il cui accesso corrisponda a ciò di cui l'AI dovrebbe poter parlare. Collegare un amministratore completo dà all'AI una visibilità a livello di amministratore, che raramente è ciò che vuoi.

No. I file vengono letti sul posto su richiesta, quindi conservazione, versioning e audit restano con Box.

Sì, nelle cartelle in cui l'account collegato può scrivere, il che significa che i nuovi documenti ereditano le regole di accesso che quella cartella già ha.

Apri Impostazioni → Connessioni in ProhostAI e disconnettilo, oppure fai rimuovere l'app da un amministratore nelle impostazioni del tuo account Box.