Integrazione SharePoint

Leggi le librerie di documenti e gli elenchi del team, su richiesta.

Il sito del team smette di essere dimenticato.

SharePoint è dove i team di gestione immobiliare più grandi tengono la versione condivisa di tutto — procedure, modelli, documenti di conformità, l'elenco che qualcuno ha creato per le richieste di manutenzione. Collegarlo permette a ProhostAI di rispondere sulla base di quelle librerie invece di chiedere alle persone di andarle a cercare.

Panoramica

Un sito SharePoint di solito parte bene. Qualcuno imposta librerie, qualche elenco, permessi sensati — e poi le persone per cui è stato creato continuano a lavorare via email, perché aprire il sito è un passaggio in più rispetto a chiedere a un collega.

Collegare SharePoint elimina quel passaggio. Chiedi qual è la procedura di escalation e ProhostAI legge il documento nella libreria e te lo dice. Chiedi cosa c'è nell'elenco di manutenzione di una proprietà e legge l'elenco. Il sito resta il sistema di registrazione; smette solo di dipendere dal fatto che le persone lo raggiungano.

Poiché SharePoint gestisce sia documenti che elenchi strutturati, questo copre più della semplice archiviazione: un elenco di fornitori, un registro di elettrodomestici, un log di approvazioni sono tutte cose che l'IA può leggere e, dove lo permetti, aggiornare.

Cosa può fare ProhostAI con SharePoint

Una volta collegato SharePoint, ProhostAI lavora con i tuoi siti in linguaggio naturale, entro i permessi che l'account collegato ha già.

Lettura

Leggi le librerie di documenti — Trova e apri documenti nei siti a cui l'account collegato può accedere. “Cosa dice la nostra procedura di escalation sulle chiamate fuori orario?”
Leggi gli elenchi — Estrai elementi da un elenco SharePoint — fornitori, beni, richieste — e rispondi basandoti su di essi.

Creazione e aggiornamento

Archivia un documento — Caricalo nella libreria giusta così eredita i permessi e i metadati di quella libreria. “Metti questo certificato di conformità nella libreria Sicurezza Edificio.”
Aggiungi o aggiorna elementi degli elenchi — Registra una richiesta di manutenzione o aggiorna il record di un fornitore senza aprire il sito.

Come collegare SharePoint

SharePoint si collega tramite Microsoft OAuth. ProhostAI non vede mai la tua password e, nella maggior parte dei tenant aziendali, un amministratore approva la connessione una sola volta.

1Apri ProhostAI e vai su Impostazioni → Connessioni.
2Cerca SharePoint e seleziona Collega.
3Accedi con l'account Microsoft che ha accesso ai tuoi siti e approva i permessi.
4Fai una domanda a cui risponde una delle tue librerie per confermare che la connessione funzioni.

Buono a sapersi

ProhostAI vede esattamente ciò che vede l'account collegato. I permessi di siti e librerie continuano ad applicarsi, quindi i contenuti riservati restano riservati.

La maggior parte dei tenant aziendali richiede il consenso di un amministratore prima che la connessione possa essere completata — il normale flusso di approvazione di Microsoft 365.

SharePoint e OneDrive sono collegati ma separati. I file in un OneDrive personale non sono raggiungibili tramite la connessione SharePoint, e viceversa.

Documenti ed elementi degli elenchi vengono letti in tempo reale, quindi il sito resta il sistema di registrazione e non c'è nulla da risincronizzare.

Domande frequenti sull'integrazione SharePoint

Sì. Può leggere elementi dagli elenchi — fornitori, beni, richieste di manutenzione — oltre ai documenti nelle librerie, e aggiungerne dove l'account collegato ha i permessi.

Sì. Funziona tramite l'account che colleghi e può raggiungere solo i siti e le librerie a cui quell'account può accedere.

Nella maggior parte dei tenant aziendali sì — Microsoft richiede il consenso di un amministratore per le app di terze parti. È un'approvazione una tantum, non un passaggio per ogni utente.

No. SharePoint copre i siti del team con le loro librerie ed elenchi; OneDrive copre i file personali dell'account collegato. I team che usano entrambi possono collegarli entrambi.

Apri Impostazioni → Connessioni in ProhostAI e disconnettilo, oppure fai rimuovere l'app a un amministratore dal centro amministrazione di Microsoft 365.