Integrazione Google Docs

Rispondi con il manuale della casa che hai già scritto.

Il manuale che hai scritto diventa la risposta che ricevono gli ospiti.

Manuali della casa, istruzioni per il check-in, procedure operative per il tuo staff delle pulizie — se sono in Google Docs, ProhostAI può leggerli e rispondere sulla base di essi, così gli ospiti ricevono esattamente quello che dice il documento e non un'approssimazione.

Panoramica

Ogni team di gestione prima o poi scrive gli stessi documenti: come entrare, come funziona il riscaldamento, cosa fa chi si occupa delle pulizie tra un soggiorno e l'altro, cosa succede se un ospite rompe qualcosa. Vengono scritti una volta, con cura, e poi restano in Docs dove li consulta solo chi li ha scritti.

Collegare Google Docs trasforma quei documenti nella fonte da cui l'AI attinge le risposte. Un ospite che chiede del parcheggio riceve il paragrafo che hai scritto sul parcheggio. Una nuova persona delle pulizie che chiede cosa fare con la biancheria riceve la tua procedura reale. Non serve copiare nulla nell'app né tenerlo sincronizzato, perché il documento è la fonte.

Non si limita a leggere: scrive anche. Chiedi un riepilogo, una nuova procedura o un aggiornamento per il proprietario e l'AI può creare una bozza come documento Docs nella cartella dove stanno gli altri, pronta da modificare invece di partire da una pagina bianca.

Cosa può fare ProhostAI con Google Docs

Una volta collegato Google Docs, ProhostAI legge e scrive documenti in linguaggio naturale: non c'è una schermata Docs dentro l'app.

Lettura

Rispondere da un documento — Rispondi a un ospite o a un membro del team usando esattamente quello che dice un documento specifico. “Cosa dicono le nostre istruzioni per il check-in sugli arrivi in ritardo?”
Trovare il documento giusto — Individua un manuale o una procedura per nome o argomento, senza bisogno di sapere in quale cartella si trova.

Creazione e aggiornamento

Creare una bozza di documento — Trasforma una richiesta in una prima bozza — una procedura, un aggiornamento per il proprietario, un riepilogo — salvata dove stanno gli altri documenti. “Crea una bozza di checklist per la chiusura invernale della baita.”
Aggiornare un documento esistente — Aggiungi una sezione o correggi un dettaglio in un documento già esistente, invece di crearne una seconda versione.

Come collegare Google Docs

Google Docs si collega tramite Google OAuth, quindi ProhostAI non vede mai la tua password e puoi revocare l'accesso dal tuo account Google in qualsiasi momento.

1Apri ProhostAI e vai su Impostazioni → Connessioni.
2Cerca Google Docs e seleziona Collega.
3Scegli l'account Google che contiene i tuoi documenti e approva i permessi.
4Fai una domanda a cui risponde il tuo manuale della casa per verificare che la connessione funzioni.

Buono a sapersi

ProhostAI legge i documenti che l'account Google collegato può già aprire. Condividere un documento con quell'account è ciò che concede l'accesso.

I documenti vengono letti in tempo reale, quindi basta modificare il manuale per cambiare cosa viene detto agli ospiti — non serve reimportare nulla.

Se due documenti si contraddicono, l'AI non ha modo di sapere quale sia quello attuale. Vale la pena dedicare cinque minuti a eliminare o archiviare chiaramente le versioni superate.

Le bozze create dall'AI sono documenti Docs normali con la cronologia completa delle versioni, quindi nulla di ciò che scrive è irreversibile.

Domande frequenti sull'integrazione Google Docs

Sì. Una volta collegato Docs, legge il manuale e risponde in base a quello che dice il documento, così gli ospiti ricevono le tue parole esatte e non una parafrasi salvata altrove.

No. I documenti vengono letti da Google Docs su richiesta, quindi il documento resta l'unica fonte di verità e modificarlo aggiorna subito le risposte.

Sì. Può creare bozze di nuovi documenti e aggiornare quelli esistenti nell'account collegato. Tutto ciò che scrive è un documento Docs normale, con la sua cronologia delle versioni.

Solo quelli che l'account Google collegato può già aprire. Se un documento non è stato condiviso con quell'account, ProhostAI non può leggerlo.

Apri Impostazioni → Connessioni in ProhostAI e disconnettilo, oppure rimuovi ProhostAI dalla sezione di accesso per app di terze parti nelle impostazioni del tuo account Google.