QuickBooks-Integration

Auszahlungen und Ausgaben fließen in deine Buchhaltung.

Buchhaltung passiert, während gearbeitet wird.

Jeder Aufenthalt erzeugt Buchhaltung – eine Auszahlung, eine Reinigungskosten-Position, eine Lieferantenrechnung. Verbinde QuickBooks, und dieser Eintrag landet in deiner Buchhaltung, sobald er entsteht, statt am Monatsende rekonstruiert zu werden.

Überblick

Property Management erzeugt Transaktionen schneller, als sie irgendjemand abgleicht. Ein Wochenende bringt Reinigungszahlungen für vier Unterkünfte, eine Klempnerrechnung, drei Plattform-Auszahlungen mit unterschiedlichen Gebührenstrukturen und eine Rückerstattung. Nichts davon ist kompliziert; alles davon ist fummelig – und es summiert sich.

Das übliche Ergebnis ist eine monatliche Aufholjagd, bei der jemand sechs Wochen Aktivität aus einem Kontoauszug und dem eigenen Gedächtnis rekonstruiert. Die Fehler dabei sind nicht dramatisch – eine Kostenposition bei der falschen Unterkunft, eine Gebühr, die als Umsatz verbucht wird –, aber sie verfälschen still genau die Zahlen, mit denen du entscheidest, ob sich eine Unterkunft überhaupt lohnt.

Die Verbindung mit QuickBooks lässt den Eintrag genau dann entstehen, wenn das Ereignis passiert. Eine abgeschlossene Reinigung mit zugehöriger Zahlung wird zu einer Ausgabe bei der richtigen Unterkunft, und Plattform-Auszahlungen landen als Einnahme statt als unerklärte Gutschrift. Am Monatsende bleibt Prüfung übrig, keine Rekonstruktion.

Was ProhostAI mit QuickBooks machen kann

Sobald QuickBooks verbunden ist, arbeitet ProhostAI in normaler Sprache mit deiner Buchhaltung. Es gibt keinen Buchhaltungsbildschirm innerhalb der App.

Lesen

Antworten aus der Buchhaltung — Echte Zahlen abrufen statt Schätzungen. “Was haben wir dieses Jahr für Instandhaltung am Seehaus ausgegeben?”
Offene Posten prüfen — Unbezahlte Rechnungen einsehen, ohne QuickBooks zu öffnen.

Erstellen & aktualisieren

Ausgaben erfassen — Reinigungszahlungen, Lieferantenrechnungen und Reparaturen als Ausgaben bei der richtigen Unterkunft verbuchen.
Einnahmen erfassen — Plattform-Auszahlungen als Einnahme verbuchen, damit keine Gutschrift unerklärt bleibt.

QuickBooks verbinden

QuickBooks wird über Intuit OAuth verbunden, sodass ProhostAI dein Passwort nie zu sehen bekommt und du den Zugriff jederzeit bei Intuit widerrufen kannst.

1Öffne ProhostAI und gehe zu Einstellungen → Verbindungen.
2Suche nach QuickBooks und wähle Verbinden.
3Melde dich bei Intuit an, wähle die Firmendatei aus und bestätige die Berechtigungen.
4Frag, was du dieses Jahr für eine Unterkunft ausgegeben hast, um zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert.

Gut zu wissen

QuickBooks bleibt das führende System. Der Kontenrahmen und das Reporting deiner Buchhaltung bleiben unverändert.

Lege fest, wie Unterkünfte auf deine Buchhaltungsstruktur abgebildet werden – Klassen, Standorte oder Kunden –, bevor du viele Buchungen durchlaufen lässt.

Wähle beim Verbinden die richtige Firmendatei aus. Eine falsche Verbindung im Nachhinein zu entwirren ist mühsam.

Der Widerruf von ProhostAI in deinen Intuit-Kontoeinstellungen beendet den Zugriff sofort.

Häufige Fragen zur QuickBooks-Integration

Es erfasst Transaktionen, sobald sie passieren – Reinigungszahlungen, Lieferantenrechnungen, Plattform-Auszahlungen – in QuickBooks. Die Konten und das Reporting bleiben Sache deiner Buchhaltung.

Meist über Klassen, Standorte oder Kunden, je nachdem, wie deine Buchhaltung strukturiert ist. Das lohnt sich vorher festzulegen, denn eine spätere Änderung bedeutet Nacharbeit.

Das Gegenteil sollte der Fall sein. Buchungen kommen kategorisiert und einer Unterkunft zugeordnet an, sobald sie entstehen – am Monatsende bleibt dann Prüfung statt Rekonstruktion.

Die Verbindung ist für QuickBooks Online gebaut – das deckt der Intuit-OAuth-Ablauf ab.

Öffne in ProhostAI Einstellungen → Verbindungen und trenne es, oder widerrufe ProhostAI in deinen Intuit-Kontoeinstellungen.