Integración con Box

Busca y archiva documentos en Box sin salir de la conversación.

Almacenamiento controlado, acceso conversacional.

Los equipos eligen Box cuando importa quién puede ver qué: acuerdos con propietarios, documentos de seguros, cualquier cosa con una regla de retención asociada. Conectarlo permite que ProhostAI trabaje con esos archivos mientras tus permisos actuales siguen haciendo su trabajo.

Resumen

Box suele aparecer en negocios de propiedades que responden ante alguien: un fondo, un grupo de propietarios, una aseguradora. El atractivo es el control —permisos granulares, registros de auditoría, políticas de retención— y ese mismo control es la razón por la que nadie quiere una segunda copia de todo viviendo en otro sitio.

Conectar Box evita justo eso. ProhostAI lee los archivos donde están, a través de una cuenta cuyos permisos ya decidiste tú, así que un documento que nadie debe ver sigue sin verse. Pide una póliza o un acuerdo y la IA abre el archivo que tiene permiso de abrir y responde a partir de él.

Los documentos nuevos vuelven por el mismo camino. Un formulario firmado, una factura de un contratista, un informe generado por la IA: se archivan en la carpeta que ya tiene las reglas de acceso correctas, en lugar de en una bandeja de entrada que alguien tiene que ordenar después.

Qué puede hacer ProhostAI con Box

Con Box conectado, ProhostAI trabaja con él en lenguaje natural, dentro de los permisos que ya tiene la cuenta conectada.

Lectura

Encontrar un documento — Busca en las carpetas a las que llega la cuenta conectada, sin necesidad de saber dónde se archivó algo. “Busca el certificado de seguro vigente del edificio Harbour.”
Responder según su contenido — La IA abre el archivo y responde según lo que dice, así que las condiciones y pólizas se citan en lugar de recordarse de memoria.

Creación y actualización

Subir a la carpeta correcta — Archiva un documento donde ya se aplican las reglas de acceso correctas. “Guarda este formulario firmado en la carpeta de documentos de propietarios.”
Compartir un enlace — Crea un enlace para compartir en Box con quien necesite un documento concreto.

Cómo conectar Box

Box se conecta mediante OAuth, así que ProhostAI nunca ve tu contraseña y un administrador puede revocar el acceso en cualquier momento.

1Abre ProhostAI y ve a Configuración → Conexiones.
2Busca Box y selecciona Conectar.
3Inicia sesión en Box y aprueba los permisos en la pantalla de consentimiento de Box.
4Pide uno de tus documentos para confirmar que la conexión funciona.

Conviene saber

ProhostAI hereda los permisos de la cuenta que conectas. No puede ver una carpeta que esa cuenta no pueda ver, así que la cuenta conectada es el control que ajustas.

Precisamente por eso, conecta una cuenta cuyo acceso coincida con lo que la IA debería poder tratar, no necesariamente la de un administrador.

Los archivos se leen bajo demanda, no se copian, así que la retención y el versionado siguen siendo cosa de Box.

En cuentas empresariales, puede que un administrador tenga que aprobar la aplicación antes de completar la conexión.

Preguntas frecuentes sobre la integración con Box

Sí. Trabaja a través de la cuenta que conectas y solo llega hasta donde llega esa cuenta, así que las carpetas a las que no tiene acceso permanecen invisibles.

Una cuyo acceso coincida con lo que la IA debería poder tratar. Conectar la de un administrador completo le da a la IA visibilidad de administrador, algo que casi nunca es lo que quieres.

No. Los archivos se leen donde están, bajo demanda, así que la retención, el versionado y la auditoría siguen en Box.

Sí, en las carpetas en las que la cuenta conectada puede escribir, lo que significa que los documentos nuevos llegan con las reglas de acceso que ya tiene esa carpeta.

Abre Configuración → Conexiones en ProhostAI y desconéctalo, o pide a un administrador que quite la aplicación desde la configuración de tu cuenta de Box.