Integración con SharePoint

Lee las bibliotecas y listas de tu equipo, cuando quieras.

El sitio del equipo deja de ser el lugar que nadie revisa.

SharePoint es donde los equipos de propiedades más grandes guardan la versión compartida de todo: procedimientos, plantillas, documentos de cumplimiento, la lista que alguien creó para solicitudes de mantenimiento. Conectarlo permite a ProhostAI responder con esas bibliotecas en lugar de pedir a la gente que vaya a buscarlas.

Resumen

Un sitio de SharePoint suele empezar bien. Alguien configura bibliotecas, algunas listas, permisos razonables, y luego las personas para las que se creó siguen trabajando por email, porque abrir el sitio es un paso más que preguntar a un compañero.

Conectar SharePoint elimina ese paso. Pregunta cuál es el procedimiento de escalado y ProhostAI lee el documento de la biblioteca y te lo dice. Pregunta qué hay en la lista de mantenimiento de una propiedad y lee la lista. El sitio sigue siendo el sistema de referencia; solo deja de depender de que la gente navegue hasta él.

Como SharePoint gestiona tanto documentos como listas estructuradas, esto va más allá del almacenamiento: una lista de proveedores, un registro de electrodomésticos, un historial de aprobaciones son cosas que la IA puede leer y, si se lo permites, actualizar.

Qué puede hacer ProhostAI con SharePoint

Con SharePoint conectado, ProhostAI trabaja con tus sitios en lenguaje natural, dentro de los permisos que ya tiene la cuenta conectada.

Lectura

Leer bibliotecas de documentos — Encuentra y abre documentos en los sitios a los que la cuenta conectada tiene acceso. “¿Qué dice nuestro procedimiento de escalado sobre llamadas fuera de horario?”
Leer listas — Extrae elementos de una lista de SharePoint (proveedores, activos, solicitudes) y responde con ellos.

Creación y actualización

Archivar un documento — Súbelo a la biblioteca correcta para que herede sus permisos y metadatos. “Pon este certificado de cumplimiento en la biblioteca de Seguridad del Edificio.”
Añadir o actualizar elementos de lista — Registra una solicitud de mantenimiento o actualiza el registro de un proveedor sin abrir el sitio.

Cómo conectar SharePoint

SharePoint se conecta mediante OAuth de Microsoft. ProhostAI nunca ve tu contraseña, y en la mayoría de organizaciones un administrador aprueba la conexión una sola vez.

1Abre ProhostAI y ve a Configuración → Conexiones.
2Busca SharePoint y selecciona Conectar.
3Inicia sesión con la cuenta de Microsoft que tenga acceso a tus sitios y aprueba los permisos.
4Haz una pregunta que responda una de tus bibliotecas para confirmar que la conexión funciona.

Conviene saber

ProhostAI ve exactamente lo que ve la cuenta conectada. Los permisos de sitio y biblioteca siguen aplicándose, así que el contenido restringido sigue restringido.

La mayoría de organizaciones requieren el consentimiento de un administrador antes de completar la conexión: el flujo de aprobación estándar de Microsoft 365.

SharePoint y OneDrive están relacionados pero son distintos. Los archivos de un OneDrive personal no son accesibles a través de la conexión de SharePoint, y viceversa.

Los documentos y elementos de lista se leen en tiempo real, así que el sitio sigue siendo el sistema de referencia y no hay nada que resincronizar.

Preguntas frecuentes sobre la integración con SharePoint

Sí. Puede leer elementos de listas (proveedores, activos, solicitudes de mantenimiento) además de documentos en bibliotecas, y añadir contenido donde la cuenta conectada tenga permiso.

Sí. Funciona a través de la cuenta que conectas y solo puede acceder a los sitios y bibliotecas a los que esa cuenta tiene acceso.

En la mayoría de organizaciones, sí: Microsoft exige el consentimiento de un administrador para aplicaciones de terceros. Es una aprobación única, no un paso por usuario.

No. SharePoint cubre los sitios de tu equipo y sus bibliotecas y listas; OneDrive cubre los archivos propios de la cuenta conectada. Los equipos que usan ambos pueden conectar los dos.

Abre Configuración → Conexiones en ProhostAI y desconéctalo, o pide a un administrador que quite la app desde el centro de administración de Microsoft 365.