Integración con Google Drive

Convierte la carpeta de Drive que ya tienes en conocimiento que la IA puede usar.

Tu Drive ya tiene la respuesta. Ahora la IA puede encontrarla.

Manuales de la casa, acuerdos con propietarios, garantías de electrodomésticos, la hoja de cálculo que alguien hizo para los productos de limpieza: todo eso ya está en Drive. Conectarlo permite que ProhostAI busque en esa cuenta, responda a partir de los documentos que hay dentro y guarde los archivos nuevos donde deben ir.

Resumen

Google Drive es donde la mayoría de los equipos pequeños de propiedades guardan, casi sin darse cuenta, su manual de operaciones. No en un solo documento, sino en cuarenta, repartidos en carpetas con nombres de propiedades, años y quien las creó. Eso funciona bien hasta que alguien necesita una respuesta rápido y la persona que conoce la estructura de carpetas está durmiendo.

Una vez conectado Drive, ProhostAI lo lee cuando se lo pides. Pregunta cuáles son las condiciones de cancelación de un acuerdo concreto con un propietario, y la IA abre ese acuerdo y te lo dice, en lugar de adivinarlo a partir de un resumen que alguien escribió en la app hace meses. El documento sigue siendo la fuente de la verdad, así que solo tienes que actualizar el documento para actualizar la respuesta.

Como Drive contiene Docs y Sheets además de archivos, esto va más allá del simple almacenamiento. Una tabla de tarifas, una lista de limpieza, una liquidación a un propietario: todo lo que la IA puede leer, puede usarlo para responder, y todo lo que produce puede guardarlo de vuelta en la misma carpeta para el resto del equipo.

Qué puede hacer ProhostAI con Google Drive

Una vez conectado Google Drive, ProhostAI trabaja con él en lenguaje natural. No hay ninguna pantalla de Drive dentro de la app: tú preguntas y la IA lo hace.

Lectura

Buscar en todo Drive a la vez — Encuentra un documento por su nombre o por lo que contiene, en todas las carpetas que la cuenta conectada puede ver. “Busca el acuerdo del propietario del apartamento de Bondi.”
Responder a partir del propio documento — La IA abre el archivo y responde a partir de su contenido, así los huéspedes y propietarios reciben lo que realmente dice el documento. “¿Cuál es el plazo de cancelación en ese acuerdo?”
Leer Docs y Sheets — Extrae cifras de una hoja de cálculo o una sección de un documento sin necesidad de exportar nada antes.

Creación y actualización

Archivar documentos donde deben ir — Guarda un contrato, un recibo o una foto en la carpeta de la propiedad correcta. “Pon este acuerdo firmado en la carpeta de Bondi.”
Crear y actualizar archivos — Redacta un documento o añade contenido a una hoja existente (un registro de mantenimiento, una fila de gastos) directamente desde la conversación.
Compartir con las personas adecuadas — Genera un enlace para compartir con un propietario, una persona de limpieza o un contratista sin abrir Drive.

Cómo conectar Google Drive

Google Drive se conecta mediante OAuth de Google, así que ProhostAI nunca ve tu contraseña y puedes revocar el acceso desde tu cuenta de Google cuando quieras.

1Abre ProhostAI y ve a Configuración → Conexiones.
2Busca Google Drive y selecciona Conectar.
3Elige la cuenta de Google que quieres conectar y revisa los permisos en la pantalla de consentimiento de Google.
4Vuelves a ProhostAI con Drive ya conectado. Pide cualquier documento para confirmar que funciona.

Conviene saber

ProhostAI solo accede a la cuenta de Google que conectas, con los permisos concedidos en la pantalla de consentimiento. Puedes revocarlo cuando quieras desde la configuración de acceso de terceros de tu cuenta de Google.

Los archivos se leen cuando se piden, no se importan, así que un documento que edites en Drive está actualizado la próxima vez que alguien pregunte por él; no hace falta volver a sincronizar nada.

Las unidades compartidas funcionan, pero la cuenta conectada sigue necesitando acceso a ellas. Si una carpeta es invisible para esa cuenta en Drive, también lo es para ProhostAI.

Conectar una cuenta compartida del equipo en vez de una personal mantiene el acceso cuando alguien se marcha.

Preguntas frecuentes sobre la integración con Google Drive

Sí, conectar Google Drive está incluido con ProhostAI sin coste adicional. Tú aportas tu propia cuenta de Google, en cualquier plan, incluido uno personal gratuito.

Sí. ProhostAI puede leer Docs y Sheets de la cuenta conectada, además de archivos normales, así que puede responder a partir de una tabla de tarifas o una lista sin que tengas que exportar nada.

No. Los archivos se leen cuando se piden, no se importan, así que lo que te dice la IA refleja el documento tal como está en ese momento, y basta con editar el documento para cambiar la respuesta.

Conecta la cuenta que ya tiene acceso a las carpetas de tus propiedades, normalmente la cuenta compartida del equipo o del espacio de trabajo en vez de una personal, para que el acceso no desaparezca cuando alguien del equipo se vaya.

Abre Configuración → Conexiones en ProhostAI y desconecta Google Drive, o elimina ProhostAI de la sección de acceso de terceros en la configuración de tu cuenta de Google. Cualquiera de las dos opciones termina el acceso de inmediato.

Puede ver todo lo que la cuenta de Google conectada puede ver, incluidas las unidades compartidas. Si esa cuenta no tiene acceso a una unidad compartida en Google, ProhostAI tampoco puede acceder a ella.