Outlook 連携
Microsoftで運用するメールとカレンダーをAIに任せます。
メールは書く代わりに、頼んで作らせましょう。
事業用メールがOutlookなら、連携することでProhostAIは依頼に応じてメールを読み書き・送信し、カレンダーの予定を管理できます。オーナーへの報告、業者への確認、カレンダーの枠に入った予約などです。
概要
Outlookは、多くの物件事業がゲスト以外とのやり取りを保管する場所です。オーナー、会計士、業者、保険会社などです。予定表もそこにあるため、その週の運営上の実情の半分は、他の誰にも見えないカレンダーの中にあります。
Outlookを連携すると、両方とも尋ねるだけで扱えるようになります。AIにオーナーとの最新のスレッドを見つけて状況を要約させたり、返信を下書きさせたり、業者の訪問を適切な参加者を招待してカレンダーに入れさせたりできます。アカウント自体は元のままで、一文で操作できるものになるだけです。
これは意図的にエージェントが管理する形であり、第2の受信箱ではありません。Outlookを連携しても、メールが統合ゲスト受信箱に入ってくることはありません。ゲストとのやり取りはそちらに、業務上の連絡はOutlookに残り、AIは両方をまたいで動きますが統合はしません。
ProhostAI が Outlook でできること
Outlookを連携すると、ProhostAIは依頼に応じてメールとカレンダーを扱います。アプリ内にOutlook専用の画面はありません。
読み取り
- スレッドを見つけて要約する — 20件のメッセージを読まなくても、会話を見つけて状況を把握できます。 “Harbourのオーナーにボイラーの件で最後に何を伝えましたか？”
- 予定表を確認する — カレンダーの予定を読み取り、時間を提案する前にすでに埋まっている予定をAIが把握します。
作成・更新
- メールを下書きして送信する — オーナーへの報告や業者への確認メールを作成し、あなた自身のアドレスから送信します。 “木曜日の修理について、Harbourのオーナーに確認メールを送って。”
- カレンダーの予定を作成する — 内見や訪問、引き継ぎを予定表に入れ、必要な人を招待します。
Outlook を連携する方法
OutlookはMicrosoft OAuthで連携するため、ProhostAIがパスワードを見ることはなく、あなたや管理者はいつでもアクセスを取り消せます。
- 1ProhostAIを開き、設定 → 接続に移動します。
- 2Outlookを検索し、連携を選択します。
- 3Microsoftアカウントでサインインし、権限を承認します。
- 4AIに最近のスレッドを見つけさせ、連携が正しく動作するか確認します。
知っておきたいこと
Outlookを連携しても、受信メールが統合ゲスト受信箱に振り分けられることはありません。これはエージェントが管理する形で、AIは依頼に応じて読み書きし、ゲストとのやり取りはProhostAI独自の受信箱に残ります。
メールは連携したアカウントから送信されるため、返信は通常どおりOutlookに戻り、送信済みアイテムには実際に送った内容が反映されます。
ビジネステナントでは、管理者による1回限りの連携承認が必要な場合があります。
Microsoftアカウントの設定でアプリを取り消すと、アクセスは即座に終了します。
