Integrazione QuickBooks

Invia payout e spese direttamente in contabilità.

La contabilità avviene mentre avviene il lavoro.

Ogni soggiorno genera contabilità: un payout, un costo di pulizia, una fattura di un fornitore. Collega QuickBooks e quella registrazione può arrivare in contabilità nel momento in cui avviene, invece di essere ricostruita a fine mese.

Panoramica

Il property management genera transazioni più in fretta di quanto chiunque riesca a riconciliarle. Un weekend produce pagamenti al personale delle pulizie su quattro immobili, la fattura di un idraulico, tre payout di piattaforme con strutture di commissioni diverse e un rimborso. Niente di tutto questo è complicato; è tutto macchinoso, e si accumula.

Il risultato tipico è una messa in pari mensile in cui qualcuno ricostruisce sei settimane di attività da un estratto conto e dalla memoria. Gli errori qui non sono eclatanti: un costo attribuito all'immobile sbagliato, una commissione contabilizzata come ricavo, ma corrompono silenziosamente proprio i numeri che usi per giudicare se un immobile vale la pena di essere gestito.

Collegare QuickBooks permette alla registrazione di avvenire nel momento stesso dell'evento. Una pulizia completata con un pagamento collegato può diventare una spesa a carico dell'immobile giusto, e i payout delle piattaforme possono arrivare come ricavo invece che come un deposito inspiegato. A fine mese resta da fare una revisione, non una ricostruzione.

Cosa può fare ProhostAI con QuickBooks

Una volta collegato QuickBooks, ProhostAI lavora con la tua contabilità in linguaggio naturale. Non c'è nessuna schermata di contabilità dentro l'app.

Lettura

Risponde in base alla contabilità — Recupera cifre reali invece di stime. “Quanto abbiamo speso in manutenzione alla casa sul lago quest'anno?”
Controlla cosa è ancora da saldare — Vedi fatture e bollette non pagate senza aprire QuickBooks.

Creazione e aggiornamento

Registra le spese — Invia pagamenti al personale delle pulizie, fatture dei fornitori e riparazioni come spese a carico dell'immobile giusto.
Registra le entrate — Contabilizza i payout delle piattaforme come entrate, così nessun deposito resta inspiegato.

Come collegare QuickBooks

QuickBooks si collega tramite Intuit OAuth, quindi ProhostAI non vede mai la tua password e puoi revocare l'accesso da Intuit in qualsiasi momento.

1Apri ProhostAI e vai su Impostazioni → Connessioni.
2Cerca QuickBooks e seleziona Collega.
3Accedi a Intuit, scegli il company file e approva i permessi.
4Chiedi quanto hai speso su un immobile quest'anno per verificare che il collegamento funzioni.

Buono a sapersi

QuickBooks resta il sistema di riferimento. Il piano dei conti e la reportistica del tuo commercialista restano invariati.

Decidi come gli immobili si mappano sulla tua struttura contabile, come classi, sedi o clienti, prima di inviare molte registrazioni.

Scegli il company file giusto al momento del collegamento. Collegarne uno sbagliato è tedioso da correggere in seguito.

Revocare ProhostAI dalle impostazioni del tuo account Intuit interrompe l'accesso immediatamente.

Domande frequenti sull'integrazione QuickBooks

Registra le transazioni nel momento in cui avvengono, come pagamenti al personale delle pulizie, fatture dei fornitori, payout delle piattaforme, dentro QuickBooks. Il tuo commercialista resta il responsabile dei conti e della reportistica.

Di solito tramite classi, sedi o clienti, a seconda di come è strutturata la tua contabilità. Vale la pena deciderlo prima di inviare molte registrazioni, perché cambiarlo dopo significa rifare il lavoro.

Dovrebbe succedere il contrario. Le registrazioni arrivano categorizzate e attribuite a un immobile nel momento in cui avvengono, quindi la fine del mese diventa una revisione invece che una ricostruzione.

Il collegamento è costruito per QuickBooks Online, che è quello che copre il flusso Intuit OAuth.

Apri Impostazioni → Connessioni in ProhostAI e seleziona Disconnetti, oppure revoca ProhostAI dalle impostazioni del tuo account Intuit.