Google Docs 連携
すでに書いたハウスマニュアルから回答する。
あなたが書いたマニュアルが、ゲストへの答えになる。
ハウスマニュアル、チェックイン案内、清掃スタッフ向けの標準手順書——Google Docsにあれば、ProhostAIはそれらを読み取って回答できます。ゲストは、要約や近似ではなく、文書に書かれている内容そのものを受け取れます。
概要
どの物件チームも、いずれ同じような文書を作ることになります。入室方法、暖房の使い方、宿泊と宿泊の間に清掃スタッフが行うこと、ゲストが何かを壊した場合の対応。それらは一度丁寧に書かれた後、Docsの中で、書いた本人しか見ない状態になりがちです。
Google Docsを連携すると、それらの文書がAIの回答元になります。駐車場について尋ねたゲストには、あなたが書いた駐車場の段落がそのまま届きます。リネンの扱いを尋ねる新しい清掃スタッフには、実際の手順がそのまま届きます。文書そのものが情報源なので、アプリにコピーしたり同期を保ったりする必要はありません。
読み取るだけでなく、書くこともできます。要約や新しい手順、オーナー向けの報告を依頼すれば、AIは他の文書と同じフォルダにDocとして下書きを作成します。白紙から始めるのではなく、編集するだけで済みます。
ProhostAI が Google Docs でできること
Google Docsを連携すると、ProhostAIは自然な言葉で文書の読み書きを行えます。アプリ内にDocs専用の画面はありません。
読み取り
- 文書をもとに回答 — 特定の文書に実際に書かれている内容をもとに、ゲストやチームメンバーへ返信します。“チェックイン案内には、遅い到着についてどう書いてありますか？”
- 目的の文書を見つける — フォルダの場所を知らなくても、名前やテーマからマニュアルや手順書を見つけます。
作成・更新
- 新しい文書を下書き — 依頼内容から手順書、オーナー向け報告、要約などの下書きを作成し、他の文書と同じ場所に保存します。“コテージの冬季閉鎖チェックリストを下書きして。”
- 既存の文書を更新 — 新しいバージョンを作るのではなく、既存の文書に節を追加したり内容を修正したりします。
Google Docs を連携する方法
Google Docsは、Google OAuth経由で連携します。ProhostAIがパスワードを見ることはなく、Googleアカウントからいつでもアクセスを取り消せます。
- 1ProhostAIを開き、設定 → 接続に移動します。
- 2「Google Docs」を検索し、「連携する」を選択します。
- 3文書を保持しているGoogleアカウントを選び、権限を承認します。
- 4ハウスマニュアルに書かれている内容を質問し、連携が機能しているか確認します。
知っておきたいこと
ProhostAIが読み取れるのは、連携したGoogleアカウントがすでに開ける文書だけです。文書をそのアカウントと共有することで、初めてアクセス権が与えられます。
文書はその都度リアルタイムで読み取られるため、マニュアルを編集するだけでゲストへの案内内容が変わります。再インポートは不要です。
二つの文書の内容が矛盾している場合、AIにはどちらが最新かを判断する術がありません。古いバージョンを削除するか、明確にアーカイブしておく5分の手間には価値があります。
AIが作成する下書きは、完全な変更履歴を持つ普通のDocsです。書かれた内容は、いつでも元に戻せます。
