SharePoint 連携
求めに応じて、チームの文書ライブラリやリストを読み取る。
チームサイトが「見忘れる場所」ではなくなる。
SharePointは、規模の大きな不動産チームが手順書・テンプレート・コンプライアンス文書、誰かが作成したメンテナンス依頼リストなど、あらゆるものの共有版を保管する場所です。連携すれば、人が探しに行く代わりに、ProhostAIがそれらのライブラリから回答できます。
概要
SharePointサイトは、たいてい良いスタートを切ります。誰かがライブラリやいくつかのリスト、適切な権限を設定します。しかし、そのために作られたはずの人たちは結局メールで作業を続けます。サイトを開くのは、同僚に聞くよりひと手間多いからです。
SharePointを連携すれば、そのひと手間がなくなります。エスカレーション手順を尋ねれば、ProhostAIがライブラリの文書を読んで答えます。物件のメンテナンスリストの内容を尋ねれば、リストを読みます。サイトはシステム・オブ・レコードであり続けますが、人がそこに移動する必要がなくなるだけです。
SharePointは文書と構造化されたリストの両方を扱うため、これは単なる保管以上の意味を持ちます。サプライヤー一覧、備品台帳、承認ログなど、いずれもAIが読み取ることができ、許可があれば追加もできます。
ProhostAI が SharePoint でできること
SharePointを連携すると、ProhostAIは連携したアカウントが持つ権限の範囲内で、サイトを自然な言葉で扱えるようになります。
読み取り
- 文書ライブラリを読み取る — 連携したアカウントがアクセスできるサイト全体から、文書を検索して開けます。“時間外の連絡について、エスカレーション手順には何と書かれていますか?”
- リストを読み取る — サプライヤー・備品・依頼などのSharePointリストから項目を取り出し、それをもとに回答します。
作成・更新
- 文書を保存する — 正しいライブラリにアップロードすることで、そのライブラリの権限とメタデータを引き継ぎます。“このコンプライアンス証明書をBuilding Safetyライブラリに保存して。”
- リスト項目を追加・更新する — サイトを開くことなく、メンテナンス依頼を記録したりサプライヤー情報を更新したりできます。
SharePoint を連携する方法
SharePointはMicrosoft OAuthで連携します。ProhostAIがパスワードを見ることはなく、多くのビジネステナントでは管理者が一度だけ連携を承認します。
- 1ProhostAIを開き、設定 → 接続に移動します。
- 2SharePointを検索し、「連携」を選択します。
- 3サイトにアクセスできるMicrosoftアカウントでサインインし、権限を承認します。
- 4ライブラリの内容に関する質問をして、連携が機能しているか確認します。
知っておきたいこと
ProhostAIが見られるのは、連携したアカウントが見られる範囲だけです。サイトやライブラリの権限は引き続き適用され、制限されたコンテンツは制限されたままです。
多くのビジネステナントでは、連携を完了する前に管理者の同意が必要です。これはMicrosoft 365の標準的な承認フローです。
SharePointとOneDriveは関連していますが別のものです。個人のOneDrive内のファイルはSharePoint連携ではアクセスできず、その逆も同様です。
文書やリスト項目はリアルタイムで読み取られるため、サイトがシステム・オブ・レコードであり続け、改めて同期する必要はありません。
