Google Drive 連携
すでにあるDriveフォルダを、AIが使える知識に変える。
答えはすでにDriveの中に。あとはAIが見つけるだけ。
ハウスマニュアル、オーナー契約書、家電の保証書、誰かが作った清掃用品のスプレッドシート——それらはすでにDriveの中にあります。連携すれば、ProhostAIはそのアカウントを検索し、中の文書をもとに回答し、新しいファイルを適切な場所に置けるようになります。
概要
小規模な物件チームの多くは、運営マニュアルを気づかぬうちにGoogle Driveの中で管理しています。一つの文書ではなく、物件名や年、作成者の名前でつけられたフォルダに散らばった40個もの文書としてです。それでも普段は問題ありません——誰かがすぐに答えを必要とし、フォルダ構造を知っている人が眠っている、その瞬間までは。
Driveを連携すると、ProhostAIはリクエストに応じてそれを読み取ります。特定のオーナー契約のキャンセル条件を尋ねれば、AIはその契約書を開いて答えます。何か月も前に誰かがアプリに入力した要約から推測するのではありません。文書そのものが情報源であり続けるため、答えを更新するには文書を更新するだけで済みます。
Driveにはファイルだけでなく、DocsやSheetsも保管されているため、単なるストレージ以上のことができます。料金表、清掃チェックリスト、オーナー明細——AIが読める文書であれば、そこから回答でき、作成した内容も同じフォルダに書き戻してチーム全員が使えるようにできます。
ProhostAI が Google Drive でできること
Google Driveを連携すると、ProhostAIは自然な言葉でDriveを扱えるようになります。アプリ内にDrive専用の画面はなく、依頼するだけでAIが実行します。
読み取り
- Drive全体を一括検索 — 連携したアカウントが見られるすべてのフォルダを横断し、名前や内容から文書を見つけます。“Bondiのアパートメントのオーナー契約書を見つけて。”
- 文書そのものをもとに回答 — AIがファイルを開いて内容をもとに返信するため、ゲストやオーナーは書類に実際に書かれている内容を受け取れます。“その契約書のキャンセル期限はいつですか？”
- DocsとSheetsを読み取る — エクスポートすることなく、スプレッドシートから数値を、文書から該当の節を取り出せます。
作成・更新
- 文書を適切な場所に保存 — 契約書、領収書、写真などを、該当する物件のフォルダに保存します。“この署名済み契約書をBondiのフォルダに入れて。”
- ファイルの作成・更新 — 会話の中から直接、文書を下書きしたり、メンテナンス記録や経費行などを既存のシートに追記したりします。
- 適切な相手と共有 — Driveを開かなくても、オーナーや清掃スタッフ、業者向けの共有リンクを作成します。
Google Drive を連携する方法
Google Driveは、Google OAuth経由で連携します。ProhostAIがパスワードを見ることはなく、Googleアカウントからいつでもアクセスを取り消せます。
- 1ProhostAIを開き、設定 → 接続に移動します。
- 2「Google Drive」を検索し、「連携する」を選択します。
- 3連携するGoogleアカウントを選び、Googleの同意画面で権限を確認します。
- 4ProhostAIに戻ると、Driveが連携された状態になっています。文書を一つ尋ねて、連携が機能しているか確認します。
知っておきたいこと
ProhostAIがアクセスできるのは、連携したGoogleアカウントのみで、範囲は同意画面で許可した権限に限られます。Googleアカウントのサードパーティアクセス設定から、いつでも取り消せます。
ファイルはインポートされるのではなく、リクエストのたびに読み取られます。Driveで編集した文書は、次に誰かが尋ねたときにはすでに最新の状態です。再同期の手順は不要です。
共有ドライブにも対応していますが、連携したアカウントにそのアクセス権が必要です。Drive上でそのアカウントから見えないフォルダは、ProhostAIからも見えません。
個人アカウントではなくチーム共有アカウントを連携しておけば、誰かが離れてもアクセスが失われません。
