Integração com o Box

Pesquise e arquive documentos no Box sem sair da conversa.

Armazenamento controlado, acesso em conversa.

As equipas escolhem o Box quando importa quem pode ver o quê — contratos de proprietários, apólices de seguro, tudo o que tem uma regra de retenção associada. Ligá-lo permite ao ProhostAI trabalhar com esses ficheiros enquanto as suas permissões continuam a fazer o seu trabalho.

Visão geral

O Box costuma aparecer em empresas de propriedades que respondem a alguém: um fundo, um grupo de proprietários, uma seguradora. O apelo é o controlo — permissões granulares, registos de auditoria, políticas de retenção — e é exatamente esse controlo que faz com que ninguém queira uma segunda cópia de tudo a viver noutro sítio.

Ligar o Box evita isso. O ProhostAI lê os ficheiros onde eles estão, através de uma conta cujas permissões já decidiu, por isso um documento que ninguém deve ver continua por ver. Peça uma apólice ou um contrato e a IA abre o ficheiro que lhe é permitido abrir e responde a partir dele.

Os documentos novos seguem o mesmo caminho. Um formulário assinado, uma fatura de um prestador, um relatório produzido pela IA — arquivados na pasta que já tem as regras de acesso certas, em vez de numa caixa de entrada que alguém tem de organizar mais tarde.

O que a ProhostAI pode fazer com o Box

Depois de ligar o Box, o ProhostAI trabalha com ele em linguagem corrente, dentro das permissões que a conta ligada já tem.

Leitura

Encontrar um documento — Pesquise nas pastas a que a conta ligada chega, sem saber onde algo foi arquivado.“Encontra o certificado de seguro atual do edifício Harbour.”
Responder a partir do conteúdo — A IA abre o ficheiro e responde a partir do que lá está, por isso as condições e as apólices são citadas em vez de recordadas.

Criação e atualização

Carregar para a pasta certa — Arquive um documento onde já se aplicam as regras de acesso corretas.“Coloca este formulário assinado na pasta de documentos de proprietários.”
Partilhar um link — Crie um link de partilha do Box para quem precisa de um documento específico.

Como ligar o Box

O Box liga-se através de OAuth, por isso o ProhostAI nunca vê a sua palavra-passe e um administrador pode revogar o acesso a qualquer momento.

1Abra o ProhostAI e vá a Definições → Ligações.
2Procure o Box e selecione Ligar.
3Inicie sessão no Box e aprove as permissões no ecrã de consentimento do Box.
4Peça um dos seus documentos para confirmar que a ligação funciona.

Bom saber

O ProhostAI herda as permissões da conta que ligar. Não consegue ver uma pasta que essa conta não veja, o que faz da conta ligada o controlo que afina.

Precisamente por isso, ligue uma conta cujo acesso corresponda àquilo que a IA deve poder discutir — não necessariamente a de um administrador.

Os ficheiros são lidos a pedido em vez de copiados, por isso a retenção e o versionamento continuam a ser tarefa do Box.

Em contas empresariais, um administrador pode ter de aprovar a aplicação antes de a ligação poder ser concluída.

Perguntas frequentes sobre a integração com o Box

Sim. Trabalha através da conta que ligar e só alcança o que essa conta alcança, por isso as pastas a que não tem acesso permanecem invisíveis.

Uma cujo acesso corresponda àquilo que a IA deve poder discutir. Ligar um administrador completo dá à IA visibilidade ao nível de administrador, o que raramente é o que se pretende.

Não. Os ficheiros são lidos onde estão, a pedido, por isso a retenção, o versionamento e a auditoria ficam com o Box.

Pode, para as pastas onde a conta ligada tem permissão de escrita — o que significa que os documentos novos chegam com as regras de acesso que essa pasta já tem.

Abra Definições → Ligações no ProhostAI e desligue-o, ou peça a um administrador que remova a aplicação nas definições da sua conta Box.