Integração com o SharePoint

Leia as bibliotecas de documentos e as listas da sua equipa, a pedido.

O site da equipa deixa de ser um sítio que ninguém se lembra de consultar.

O SharePoint é onde as equipas de gestão maiores guardam a versão partilhada de tudo — procedimentos, modelos, documentos de conformidade, a lista que alguém criou para os pedidos de manutenção. Ligá-lo permite à ProhostAI responder a partir dessas bibliotecas em vez de pedir às pessoas que as vão procurar.

Visão geral

Um site do SharePoint costuma começar bem. Alguém cria bibliotecas, algumas listas, permissões sensatas — e depois as pessoas para quem foi feito continuam a trabalhar no email, porque abrir o site é um passo a mais do que perguntar a um colega.

Ligar o SharePoint elimina esse passo. Pergunte qual é o procedimento de escalonamento e a ProhostAI lê o documento na biblioteca e diz-lhe. Pergunte o que está na lista de manutenção de uma propriedade e ela lê a lista. O site continua a ser o sistema de registo; deixa apenas de depender de alguém navegar até lá.

Como o SharePoint trata tanto de documentos como de listas estruturadas, isto cobre mais do que armazenamento: uma lista de fornecedores, um registo de eletrodomésticos ou um histórico de aprovações são todos coisas que a IA pode ler e, onde permitir, alimentar.

O que a ProhostAI pode fazer com o SharePoint

Depois de ligar o SharePoint, a ProhostAI trabalha com os seus sites em linguagem natural, dentro das permissões que a conta ligada já tem.

Leitura

Ler bibliotecas de documentos — Encontre e abra documentos nos sites a que a conta ligada consegue chegar. “O que diz o nosso procedimento de escalonamento sobre chamadas fora de horas?”
Ler listas — Retire itens de uma lista do SharePoint — fornecedores, ativos, pedidos — e responda a partir deles.

Criação e atualização

Arquivar um documento — Carregue-o para a biblioteca certa, para herdar as permissões e os metadados dessa biblioteca. “Coloque este certificado de conformidade na biblioteca Building Safety.”
Adicionar ou atualizar itens de listas — Registe um pedido de manutenção ou atualize um fornecedor sem abrir o site.

Como ligar o SharePoint

O SharePoint liga-se através do OAuth da Microsoft. A ProhostAI nunca vê a sua palavra-passe e, na maioria dos tenants empresariais, um administrador aprova a ligação uma vez.

1Abra a ProhostAI e vá a Definições → Ligações.
2Procure SharePoint e selecione Ligar.
3Inicie sessão com a conta Microsoft que tem acesso aos seus sites e aprove as permissões.
4Faça uma pergunta a que uma das suas bibliotecas responda para confirmar que a ligação funciona.

Bom saber

A ProhostAI vê exatamente o que a conta ligada vê. As permissões de site e de biblioteca continuam a aplicar-se, por isso o conteúdo restrito continua restrito.

A maioria dos tenants empresariais exige o consentimento do administrador antes de a ligação poder ser concluída — o fluxo de aprovação normal do Microsoft 365.

O SharePoint e o OneDrive estão relacionados, mas são distintos. Os ficheiros de um OneDrive pessoal não são acessíveis pela ligação ao SharePoint, e vice-versa.

Os documentos e os itens de lista são lidos em direto, por isso o site continua a ser o sistema de registo e não há nada a voltar a sincronizar.

Perguntas frequentes sobre a integração com o SharePoint

Sim. Consegue ler itens de listas — fornecedores, ativos, pedidos de manutenção — tal como documentos nas bibliotecas, e acrescentar-lhes conteúdo quando a conta ligada tem permissão.

Sim. Funciona através da conta que liga e só consegue chegar aos sites e bibliotecas a que essa conta consegue chegar.

Na maioria dos tenants empresariais, sim — a Microsoft exige consentimento do administrador para aplicações de terceiros. É uma aprovação única, e não um passo por utilizador.

Não. O SharePoint cobre os sites da sua equipa e as respetivas bibliotecas e listas; o OneDrive cobre os ficheiros da própria conta ligada. Quem usa os dois pode ligar os dois.

Abra Definições → Ligações na ProhostAI e desligue-o, ou peça a um administrador que remova a aplicação no centro de administração do Microsoft 365.