Integração com o Google Docs

Responda a partir do manual da casa que já escreveu.

O manual que escreveu passa a ser a resposta que os hóspedes recebem.

Manuais da casa, instruções de check-in, procedimentos para as equipas de limpeza — se estiverem no Google Docs, o ProhostAI consegue lê-los e responder a partir deles, para que os hóspedes recebam o que o documento diz e não uma aproximação.

Visão geral

Todas as equipas de alojamento acabam por escrever os mesmos documentos: como entrar, como funciona o aquecimento, o que faz a equipa de limpeza entre estadias, o que acontece se um hóspede partir alguma coisa. São escritos uma vez, com cuidado, e depois ficam no Docs, onde só quem os escreveu volta a olhar para eles.

Ligar o Google Docs transforma esses documentos na fonte a partir da qual a AI responde. Um hóspede que pergunta pelo estacionamento recebe o parágrafo que escreveu sobre estacionamento. Alguém novo na limpeza que pergunta o que fazer à roupa de cama recebe o seu procedimento real. Nada tem de ser copiado para a aplicação nem mantido em sincronia, porque o documento é a fonte.

Além de ler, escreve. Peça um resumo, um procedimento novo ou uma atualização para o proprietário e a AI redige-o como documento na pasta onde estão os restantes, pronto para editar em vez de começar de uma página em branco.

O que a ProhostAI pode fazer com o Google Docs

Depois de ligar o Google Docs, o ProhostAI lê e escreve documentos em linguagem corrente — não há nenhum ecrã do Docs dentro da aplicação.

Leitura

Responder a partir de um documento — Responda a um hóspede ou a um colega usando o que um documento específico diz mesmo. “O que dizem as nossas instruções de check-in sobre chegadas tardias?”
Encontrar o documento certo — Localize um manual ou um procedimento pelo nome ou pelo assunto sem indicar a pasta.

Criação e atualização

Redigir um documento novo — Transforme um pedido num primeiro rascunho — um procedimento, uma atualização para o proprietário, um resumo — guardado onde estão os outros. “Redija uma lista de verificação para fechar a cabana no inverno.”
Atualizar um que já existe — Acrescente uma secção ou corrija um detalhe num documento que já existe, em vez de criar uma segunda versão dele.

Como ligar o Google Docs

O Google Docs liga-se através de OAuth da Google, por isso o ProhostAI nunca vê a sua palavra-passe e pode revogar o acesso na sua conta Google a qualquer momento.

1Abra o ProhostAI e vá a Definições → Ligações.
2Procure Google Docs e selecione Ligar.
3Escolha a conta Google onde estão os seus documentos e aprove as permissões.
4Faça uma pergunta a que o seu manual da casa responda para confirmar que a ligação funciona.

Bom saber

O ProhostAI lê os documentos que a conta Google ligada já consegue abrir. Partilhar um documento com essa conta é o que dá acesso.

Os documentos são lidos em direto, por isso editar o manual é tudo o que é preciso para mudar o que é dito aos hóspedes — não há reimportação.

Se dois documentos se contradisserem, a AI não tem como saber qual é o atual. Apagar ou arquivar claramente as versões ultrapassadas vale bem os cinco minutos.

Os rascunhos que a AI cria são documentos normais, com histórico de versões completo, por isso nada do que escreve é irreversível.

Perguntas frequentes sobre a integração com o Google Docs

Sim. Com o Docs ligado, lê o manual e responde a partir do que o documento diz, para que os hóspedes recebam as suas palavras e não uma paráfrase guardada noutro sítio.

Não. Os documentos são lidos no Google Docs a pedido, por isso o documento continua a ser a única fonte de verdade e editá-lo atualiza as respostas de imediato.

Sim. Pode redigir documentos novos e atualizar os que já existem na conta ligada. Tudo o que escreve é um documento normal, com histórico de versões normal.

Apenas os que a conta Google ligada já consegue abrir. Se um documento não tiver sido partilhado com essa conta, o ProhostAI não o consegue ler.

Abra Definições → Ligações no ProhostAI e desligue-o, ou remova o ProhostAI da secção de acesso de terceiros das definições da sua conta Google.