Tích hợp Google Drive

Biến thư mục Drive bạn vẫn giữ thành kiến thức AI dùng được.

Drive của bạn đã có câu trả lời. Giờ thì AI tìm ra nó.

Sổ tay nhà, hợp đồng với chủ nhà, phiếu bảo hành thiết bị, cái bảng tính ai đó lập cho đồ dùng dọn dẹp — tất cả vốn đã nằm trong Drive. Kết nối nó cho phép ProhostAI tìm trong tài khoản đó, trả lời từ những tài liệu bên trong, và đặt tệp mới về đúng chỗ.

Tổng quan

Google Drive là nơi phần lớn đội bất động sản nhỏ âm thầm cất cuốn cẩm nang vận hành của mình. Không phải trong một tài liệu — mà trong bốn mươi cái, rải rác qua các thư mục đặt tên theo bất động sản, theo năm, và theo người đã lập ra chúng. Cách đó ổn cho tới khi ai đó cần một câu trả lời gấp mà người thuộc cấu trúc thư mục thì đang ngủ.

Khi Drive đã kết nối, ProhostAI đọc nó theo yêu cầu. Hỏi điều khoản hủy trong một hợp đồng cụ thể với chủ nhà là gì, AI mở đúng hợp đồng đó rồi trả lời, thay vì đoán từ một bản tóm tắt ai đó gõ vào ứng dụng nhiều tháng trước. Tài liệu vẫn là nguồn sự thật, nghĩa là cập nhật tài liệu là tất cả những gì bạn phải làm để cập nhật câu trả lời.

Vì Drive chứa cả Docs và Sheets chứ không chỉ tệp, phạm vi của việc này rộng hơn chuyện lưu trữ. Một bảng giá, một danh sách kiểm tra dọn dẹp, một bản sao kê gửi chủ nhà — thứ gì AI đọc được thì nó trả lời được từ đó, và thứ gì nó tạo ra đều ghi lại được vào cùng thư mục cho cả đội.

ProhostAI làm được gì với Google Drive

Khi Google Drive đã kết nối, ProhostAI làm việc với nó bằng ngôn ngữ tự nhiên. Không có màn hình Drive nào trong ứng dụng — bạn hỏi, và AI làm.

Đọc

Tìm cả Drive trong một lần — Lần ra một tài liệu theo tên hoặc theo nội dung bên trong, trên mọi thư mục mà tài khoản đã kết nối thấy được. “Tìm hợp đồng với chủ nhà của căn hộ Bondi.”
Trả lời từ chính tài liệu — AI mở tệp và trả lời từ nội dung trong đó, nên khách và chủ nhà nhận đúng những gì giấy tờ viết. “Thời hạn hủy trong hợp đồng đó là bao lâu?”
Đọc Docs và Sheets — Rút số liệu từ một bảng tính hay một mục từ một tài liệu mà không phải xuất tệp trước.

Tạo và cập nhật

Lưu tài liệu về đúng chỗ — Lưu một hợp đồng, biên nhận hay bức ảnh vào đúng thư mục của bất động sản. “Bỏ hợp đồng đã ký này vào thư mục Bondi.”
Tạo và cập nhật tệp — Soạn một tài liệu hoặc thêm dòng vào một bảng tính sẵn có — nhật ký bảo trì, một dòng chi phí — ngay từ cuộc trò chuyện.
Chia sẻ với đúng người — Tạo một liên kết chia sẻ cho chủ nhà, người dọn dẹp hay nhà thầu mà không phải mở Drive.

Cách kết nối Google Drive

Google Drive kết nối qua OAuth của Google, nên ProhostAI không bao giờ thấy mật khẩu của bạn và bạn có thể thu hồi quyền từ tài khoản Google bất cứ lúc nào.

1Mở ProhostAI và vào Cài đặt → Kết nối.
2Tìm Google Drive và chọn Kết nối.
3Chọn tài khoản Google cần kết nối và xem lại các quyền trên màn hình cấp quyền của Google.
4Bạn quay lại ProhostAI với Drive đã kết nối. Thử hỏi một tài liệu bất kỳ để xác nhận nó chạy được.

Điều nên biết

ProhostAI chỉ truy cập tài khoản Google bạn kết nối, với những quyền được cấp trên màn hình cấp quyền. Bạn có thể thu hồi bất cứ lúc nào từ phần cài đặt truy cập của bên thứ ba trong tài khoản Google.

Tệp được đọc theo yêu cầu chứ không nhập vào, nên một tài liệu bạn sửa trong Drive là bản hiện hành vào lần kế tiếp có người hỏi tới — không có bước đồng bộ lại nào.

Shared drive vẫn dùng được, nhưng tài khoản đã kết nối vẫn phải có quyền truy cập. Nếu một thư mục vô hình với tài khoản đó trong Drive thì nó cũng vô hình với ProhostAI.

Kết nối tài khoản chung của đội thay vì tài khoản cá nhân sẽ giữ quyền truy cập còn sống khi có người nghỉ việc.

Câu hỏi thường gặp về tích hợp Google Drive

Có, kết nối Google Drive đã bao gồm trong ProhostAI, không tính thêm phí. Bạn tự mang tài khoản Google của mình, ở bất kỳ gói nào kể cả gói cá nhân miễn phí.

Có. ProhostAI đọc được Docs và Sheets trong tài khoản đã kết nối cũng như các tệp thông thường, nên nó trả lời được từ một bảng giá hay một danh sách kiểm tra mà bạn không phải xuất tệp gì cả.

Không. Tệp được đọc theo yêu cầu chứ không nhập vào, nên những gì AI nói phản ánh tài liệu ở đúng thời điểm hiện tại, và sửa tài liệu là đủ để đổi câu trả lời.

Hãy kết nối tài khoản vốn đã có quyền truy cập các thư mục bất động sản của bạn — thường là tài khoản chung của đội hoặc của workspace thay vì tài khoản cá nhân, để quyền truy cập không biến mất khi một thành viên rời đi.

Mở Cài đặt → Kết nối trong ProhostAI và ngắt kết nối Google Drive, hoặc gỡ ProhostAI khỏi mục truy cập của bên thứ ba trong phần cài đặt tài khoản Google. Cách nào cũng chấm dứt truy cập ngay lập tức.

Nó thấy được bất cứ thứ gì tài khoản Google đã kết nối thấy được, kể cả shared drive. Nếu tài khoản đó chưa được cấp quyền vào một shared drive trong Google thì ProhostAI cũng không truy cập được.