Tích hợp SharePoint

Đọc thư viện tài liệu và danh sách của đội bạn, ngay khi bạn hỏi.

Site của đội không còn là nơi mọi người quên ghé.

SharePoint là nơi các đội bất động sản lớn hơn giữ phiên bản dùng chung của mọi thứ — quy trình, biểu mẫu, tài liệu tuân thủ, cái danh sách ai đó lập cho các yêu cầu bảo trì. Kết nối nó cho phép ProhostAI trả lời từ những thư viện đó thay vì bảo người ta đi tìm.

Tổng quan

Một site SharePoint thường khởi đầu tốt. Ai đó lập các thư viện, vài danh sách, phân quyền hợp lý — rồi chính những người nó được dựng cho vẫn tiếp tục làm việc trong email, vì mở site ra là thêm một bước so với việc hỏi một đồng nghiệp.

Kết nối SharePoint xóa bước đó. Hỏi quy trình chuyển cấp là gì và ProhostAI đọc tài liệu trong thư viện rồi nói cho bạn. Hỏi danh sách bảo trì của một bất động sản đang có gì và nó đọc danh sách đó. Site vẫn là hệ thống ghi nhận gốc; chỉ là nó không còn phụ thuộc vào việc người ta có chịu bấm vào hay không.

Vì SharePoint lo cả tài liệu lẫn danh sách có cấu trúc, phạm vi việc này rộng hơn chuyện lưu trữ: một danh sách nhà cung cấp, một sổ đăng ký thiết bị, một nhật ký phê duyệt đều là những thứ AI đọc được và, ở nơi bạn cho phép, thêm vào được.

ProhostAI làm được gì với SharePoint

Khi SharePoint đã kết nối, ProhostAI làm việc với các site của bạn bằng ngôn ngữ tự nhiên, trong phạm vi quyền mà tài khoản đã kết nối đang có.

Đọc

Đọc thư viện tài liệu — Tìm và mở tài liệu trên các site mà tài khoản đã kết nối truy cập được. “Quy trình chuyển cấp của chúng ta nói gì về cuộc gọi ngoài giờ?”
Đọc danh sách — Rút các mục ra khỏi một danh sách SharePoint — nhà cung cấp, tài sản, yêu cầu — rồi trả lời từ đó.

Tạo và cập nhật

Lưu một tài liệu — Tải lên đúng thư viện để nó thừa hưởng phân quyền và siêu dữ liệu của thư viện đó. “Bỏ chứng nhận tuân thủ này vào thư viện An toàn tòa nhà.”
Thêm hoặc cập nhật mục danh sách — Ghi một yêu cầu bảo trì hay cập nhật hồ sơ nhà cung cấp mà không phải mở site.

Cách kết nối SharePoint

SharePoint kết nối qua OAuth của Microsoft. ProhostAI không bao giờ thấy mật khẩu của bạn, và trên phần lớn tenant doanh nghiệp thì quản trị viên phê duyệt kết nối một lần.

1Mở ProhostAI và vào Cài đặt → Kết nối.
2Tìm SharePoint và chọn Kết nối.
3Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft có quyền truy cập các site của bạn và phê duyệt các quyền.
4Thử hỏi một câu mà một thư viện của bạn có câu trả lời để xác nhận kết nối chạy được.

Điều nên biết

ProhostAI thấy đúng những gì tài khoản đã kết nối thấy. Phân quyền site và thư viện vẫn được áp dụng, nên nội dung bị hạn chế vẫn bị hạn chế.

Phần lớn tenant doanh nghiệp yêu cầu quản trị viên phê duyệt trước khi hoàn tất kết nối — đúng luồng phê duyệt tiêu chuẩn của Microsoft 365.

SharePoint và OneDrive có liên quan nhưng tách biệt. Tệp trong OneDrive cá nhân không truy cập được qua kết nối SharePoint, và ngược lại.

Tài liệu và mục danh sách được đọc trực tiếp, nên site vẫn là hệ thống ghi nhận gốc và không có gì phải đồng bộ lại.

Câu hỏi thường gặp về tích hợp SharePoint

Đúng vậy. Nó đọc được các mục trong danh sách — nhà cung cấp, tài sản, yêu cầu bảo trì — cũng như tài liệu trong thư viện, và thêm vào được ở nơi tài khoản đã kết nối có quyền.

Có. Nó làm việc qua tài khoản bạn kết nối và chỉ truy cập được những site cùng thư viện mà tài khoản đó truy cập được.

Trên phần lớn tenant doanh nghiệp thì có — Microsoft yêu cầu quản trị viên phê duyệt cho ứng dụng bên thứ ba. Đó là một lần duyệt chứ không phải từng người dùng.

Không. SharePoint bao phủ các site của đội cùng thư viện và danh sách của chúng; OneDrive bao phủ các tệp riêng của tài khoản đã kết nối. Đội nào dùng cả hai thì kết nối cả hai được.

Mở Cài đặt → Kết nối trong ProhostAI và ngắt kết nối, hoặc nhờ quản trị viên gỡ ứng dụng khỏi trung tâm quản trị Microsoft 365 của bạn.