Box-Integration

Dokumente in Box suchen und ablegen, ohne die Unterhaltung zu verlassen.

Kontrollierter Speicher, zugänglich im Gespräch.

Teams setzen auf Box, wenn es darauf ankommt, wer was sehen darf – Eigentümerverträge, Versicherungsunterlagen, alles mit einer Aufbewahrungsregel. Nach dem Verbinden arbeitet ProhostAI mit diesen Dateien, während deine bestehenden Berechtigungen weiter greifen.

Überblick

Box taucht meist bei Verwaltungsunternehmen auf, die jemandem Rechenschaft schulden: einem Fonds, einer Eigentümergruppe, einem Versicherer. Der Reiz ist Kontrolle – granulare Berechtigungen, Prüfprotokolle, Aufbewahrungsrichtlinien –, und genau diese Kontrolle ist der Grund, warum niemand eine zweite Kopie von allem woanders haben will.

Box zu verbinden vermeidet genau das. ProhostAI liest Dateien an Ort und Stelle, über ein Konto, dessen Berechtigungen du bereits festgelegt hast, sodass ein Dokument, das niemand sehen soll, auch unsichtbar bleibt. Frag nach einer Police oder einem Vertrag, und die KI öffnet die Datei, die sie öffnen darf, und antwortet daraus.

Neue Dokumente gehen denselben Weg zurück. Ein unterschriebenes Formular, eine Dienstleisterrechnung, ein von der KI erstellter Bericht – abgelegt in dem Ordner, der bereits die richtigen Zugriffsregeln trägt, statt in einem Posteingang, den später jemand sortieren muss.

Was ProhostAI mit Box machen kann

Sobald Box verbunden ist, arbeitet ProhostAI in normaler Sprache damit – innerhalb der Berechtigungen, die das verbundene Konto bereits hat.

Lesen

Ein Dokument finden — Durchsucht die Ordner, auf die das verbundene Konto Zugriff hat, auch wenn du nicht weißt, wo etwas abgelegt wurde. “Finde die aktuelle Versicherungsbescheinigung für das Harbour-Gebäude.”
Antworten aus dem Inhalt — Die KI öffnet die Datei und antwortet aus deren Inhalt, sodass Klauseln und Bedingungen zitiert statt aus dem Gedächtnis wiedergegeben werden.

Erstellen & aktualisieren

In den richtigen Ordner hochladen — Legt ein Dokument dort ab, wo die richtigen Zugriffsregeln bereits gelten. “Lege dieses unterschriebene Formular im Ordner für Eigentümerdokumente ab.”
Einen Link teilen — Erstellt einen Box-Freigabelink für jemanden, der ein bestimmtes Dokument braucht.

Box verbinden

Box verbindet sich über OAuth, ProhostAI bekommt dein Passwort also nie zu sehen, und ein Administrator kann den Zugriff jederzeit widerrufen.

1Öffne ProhostAI und gehe zu Einstellungen → Verbindungen.
2Suche nach Box und wähle Verbinden.
3Melde dich bei Box an und bestätige die Berechtigungen auf dem Box-Zustimmungsbildschirm.
4Frag nach einem deiner Dokumente, um zu prüfen, dass die Verbindung funktioniert.

Gut zu wissen

ProhostAI übernimmt die Berechtigungen des verbundenen Kontos. Es sieht keinen Ordner, den das Konto nicht sehen kann – das verbundene Konto ist also die Stellschraube, die du einstellst.

Verbinde deshalb ein Konto, dessen Zugriff dem entspricht, worüber die KI sprechen können soll – nicht zwangsläufig das eines Administrators.

Dateien werden bei Bedarf gelesen statt kopiert, sodass Aufbewahrung und Versionierung weiterhin bei Box liegen.

In Enterprise-Umgebungen muss möglicherweise erst ein Administrator die Anwendung freigeben, bevor die Verbindung abgeschlossen werden kann.

Häufige Fragen zur Box-Integration

Ja. Es arbeitet über das verbundene Konto und erreicht nur, was dieses Konto erreicht, sodass Ordner ohne Zugriff unsichtbar bleiben.

Eines, dessen Zugriff dem entspricht, worüber die KI sprechen können soll. Ein vollwertiges Administratorkonto gibt der KI Einsicht auf Administrator-Ebene – das ist selten gewünscht.

Nein. Dateien werden bei Bedarf an Ort und Stelle gelesen, sodass Aufbewahrung, Versionierung und Prüfprotokoll bei Box bleiben.

Ja, in die Ordner, in die das verbundene Konto schreiben darf – neue Dokumente landen also direkt mit den Zugriffsregeln, die dieser Ordner bereits trägt.

Öffne in ProhostAI Einstellungen → Verbindungen und trenne die Verbindung, oder lass einen Administrator die App aus deinen Box-Kontoeinstellungen entfernen.