SharePoint-Integration

Dokumentbibliotheken und Listen deines Teams auf Zuruf lesen.

Die Team-Site ist nicht länger etwas, das man zu öffnen vergisst.

In SharePoint bewahren größere Property-Teams die geteilte Version von allem auf – Abläufe, Vorlagen, Compliance-Dokumente, die Liste, die jemand für Wartungsanfragen angelegt hat. Verbunden kann ProhostAI aus diesen Bibliotheken antworten, statt darauf zu warten, dass jemand sie erst sucht.

Überblick

Eine SharePoint-Site startet meist gut. Jemand richtet Bibliotheken ein, ein paar Listen, sinnvolle Berechtigungen – und dann arbeiten genau die Leute, für die sie gedacht war, weiter in E-Mail, weil das Öffnen der Site ein Schritt zu viel ist, verglichen mit dem Fragen eines Kollegen.

Mit SharePoint verbunden entfällt dieser Schritt. Frag, wie der Eskalationsprozess aussieht, und ProhostAI liest das Dokument in der Bibliothek und sagt es dir. Frag, was auf der Wartungsliste für eine Unterkunft steht, und es liest die Liste. Die Site bleibt das führende System; sie hört nur auf, davon abzuhängen, dass Leute dorthin navigieren.

Weil SharePoint sowohl Dokumente als auch strukturierte Listen verwaltet, geht das über reine Ablage hinaus: eine Lieferantenliste, ein Geräteregister, ein Freigabeprotokoll – all das kann die KI lesen und, wo du es erlaubst, ergänzen.

Was ProhostAI mit SharePoint machen kann

Sobald SharePoint verbunden ist, arbeitet ProhostAI in normaler Sprache mit deinen Sites, innerhalb der Berechtigungen, die der verbundene Account bereits hat.

Lesen

Dokumentbibliotheken lesen — Finde und öffne Dokumente auf allen Sites, die der verbundene Account erreichen kann. “Was sagt unser Eskalationsprozess zu Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten?”
Listen lesen — Ruf Einträge aus einer SharePoint-Liste ab – Lieferanten, Anlagen, Anfragen – und antworte daraus.

Erstellen & aktualisieren

Ein Dokument einsortieren — Lade es in die richtige Bibliothek hoch, sodass es deren Berechtigungen und Metadaten übernimmt. “Leg dieses Compliance-Zertifikat in der Bibliothek Building Safety ab.”
Listeneinträge hinzufügen oder aktualisieren — Protokolliere eine Wartungsanfrage oder aktualisiere einen Lieferantendatensatz, ohne die Site zu öffnen.

SharePoint verbinden

SharePoint verbindet sich per Microsoft-OAuth. ProhostAI bekommt dein Passwort nie zu sehen, und in den meisten Business-Tenants bestätigt ein Administrator die Verbindung einmalig.

1Öffne ProhostAI und gehe zu Einstellungen → Verbindungen.
2Suche nach SharePoint und wähle Verbinden.
3Melde dich mit dem Microsoft-Konto an, das Zugriff auf deine Sites hat, und bestätige die Berechtigungen.
4Stell eine Frage, die eine deiner Bibliotheken beantwortet, um die Verbindung zu bestätigen.

Gut zu wissen

ProhostAI sieht genau das, was der verbundene Account sieht. Site- und Bibliotheksberechtigungen gelten weiterhin, geschützte Inhalte bleiben also geschützt.

Die meisten Business-Tenants verlangen vor Abschluss der Verbindung eine Admin-Zustimmung – der übliche Microsoft-365-Freigabeprozess.

SharePoint und OneDrive sind verwandt, aber getrennt. Dateien in einem persönlichen OneDrive sind über die SharePoint-Verbindung nicht erreichbar, und umgekehrt.

Dokumente und Listeneinträge werden live gelesen, die Site bleibt also das führende System, und es gibt nichts erneut zu synchronisieren.

Häufige Fragen zur SharePoint-Integration

Ja. Es kann Einträge aus Listen lesen – Lieferanten, Anlagen, Wartungsanfragen – ebenso wie Dokumente in Bibliotheken, und dort ergänzen, wo der verbundene Account die Berechtigung hat.

Ja. Es arbeitet über den Account, den du verbindest, und erreicht nur die Sites und Bibliotheken, die dieser Account erreichen kann.

In den meisten Business-Tenants ja – Microsoft verlangt Admin-Zustimmung für Drittanbieter-Apps. Das ist eine einmalige Freigabe, kein Schritt pro Nutzer.

Nein. SharePoint deckt eure Team-Sites mit ihren Bibliotheken und Listen ab; OneDrive deckt die eigenen Dateien des verbundenen Accounts ab. Teams, die beides nutzen, können beides verbinden.

Öffne Einstellungen → Verbindungen in ProhostAI und trenne es, oder lass einen Administrator die App aus eurem Microsoft-365-Admin-Center entfernen.