Square-Integration

Ordne Zahlungen vor Ort dem Aufenthalt zu.

Die Zahlung an der Tür gehört trotzdem zu einer Buchung.

Wenn du persönlich Zahlungen entgegennimmst – eine Kaution, eine Zusatzleistung, etwas vor Ort Verkauftes –, stellt Square diese Transaktionen neben den Aufenthalt, aus dem sie stammen.

Überblick

Nicht jede Zahlung in der Hotellerie läuft online. Unterkünfte mit Empfang, Shop, Fahrradverleih, Frühstück oder kostenpflichtigem Parken nehmen echte Kartenzahlungen persönlich entgegen – und genau diese lösen sich am leichtesten von der Buchung, aus der sie stammen.

Square ist dafür das übliche Tool, und es erfüllt seinen Zweck. Die Lücke liegt in der Zuordnung: Der Transaktionseintrag kennt Betrag und Zeitpunkt, aber nicht welcher Gast oder welcher Aufenthalt dahintersteckt – der Umsatz pro Aufenthalt wird so zur manuellen Abgleichsarbeit.

Square zu verbinden schließt diese Lücke. Zahlungen lassen sich der jeweiligen Buchung zuordnen, sodass Extras dort auftauchen, wo sie hingehören, und ein Gast, der fragt, wofür er belastet wurde, eine Antwort bekommt statt einer Entschuldigung. Es bedeutet auch, dass der Umsatz pro Aufenthalt das einschließt, was vor Ort passiert ist – und genau dort steckt oft still die Marge einer Unterkunft.

Was ProhostAI mit Square machen kann

Sobald Square verbunden ist, arbeitet ProhostAI in normaler Sprache mit deinen Zahlungen, Bestellungen und deinem Katalog.

Lesen

Zahlungen nachschlagen — Sieh, was wann eingenommen wurde. “Was haben wir letztes Wochenende an Extras eingenommen?”
Bestellungen und Katalog einsehen — Prüfe, was verkauft wurde und welche Artikel es gibt.

Erstellen & aktualisieren

Zahlungen mit Aufenthalten verknüpfen — Ordne eine persönlich getätigte Zahlung der passenden Buchung zu.
Katalogartikel verwalten — Füge die Extras, die du vor Ort verkaufst, hinzu oder aktualisiere sie.

Square verbinden

Square wird über OAuth mit deinem Konto verbunden, sodass ProhostAI dein Passwort nie zu sehen bekommt.

1Öffne ProhostAI und gehe zu Einstellungen → Verbindungen.
2Suche nach Square und wähle Verbinden.
3Melde dich bei Square an und bestätige die Berechtigungen.
4Frag, welche Zahlungen kürzlich eingegangen sind, um die Verbindung zu bestätigen.

Gut zu wissen

Square bleibt das führende System für Zahlungen, Erstattungen und Abrechnung.

Die Zuordnung zu einem Aufenthalt fällt leichter, wenn Gast oder Buchung schon an der Kasse erfasst werden.

Für gästeseitige Extras, die vor der Anreise verkauft werden, passen Upsells in ProhostAI meist besser als ein Terminal vor Ort.

Wenn du ProhostAI in den App-Einstellungen von Square widerrufst, endet der Zugriff sofort.

Häufige Fragen zur Square-Integration

Für persönlich getätigte Zahlungen – Kautionen, Extras vor Ort, einen Shop, Fahrradverleih, kostenpflichtiges Parken. Alles, was am Terminal statt online abgewickelt wird.

Ja, das ist der Hauptgrund für die Verbindung. Am einfachsten geht das, wenn Gast oder Buchung schon an der Kasse erfasst werden.

Nein. Square kümmert sich um Zahlungen, Erstattungen und Abrechnung; ProhostAI liest sie aus und ordnet sie zu.

In der Regel nicht – für Dinge, die vor der Anreise verkauft werden, passen Upsells in ProhostAI besser. Square ist für das, was vor Ort passiert.

Öffne Einstellungen → Verbindungen in ProhostAI und trenne die Verbindung, oder widerrufe ProhostAI in deinen Square-App-Einstellungen.