Integração com o Outlook

Deixe a AI tratar do correio e do calendário que tem na Microsoft.

Peça o email em vez de o escrever.

Se o email do seu negócio é o Outlook, ligá-lo permite ao ProhostAI ler e enviar correio e gerir eventos do calendário a pedido — a atualização para o proprietário, a confirmação ao prestador, a marcação guardada num espaço da agenda.

Visão geral

O Outlook é onde muitos negócios de alojamento guardam a correspondência que não é com hóspedes: proprietários, contabilistas, prestadores, seguradoras. É também onde vive a agenda, o que significa que metade da verdade operacional da semana está num calendário que mais ninguém consegue ver.

Ligar o Outlook torna ambos alcançáveis com um pedido. Peça à AI para encontrar a última conversa com um proprietário e resumir onde ficou, para redigir a resposta ou para pôr na agenda a visita do prestador com as pessoas certas convidadas. A conta fica exatamente onde estava; passa apenas a ser algo que consegue operar com uma frase.

Isto é deliberadamente gerido pelo agente e não uma segunda caixa de entrada. Ligar o Outlook não puxa o seu correio para a caixa de entrada unificada de hóspedes — as conversas com hóspedes pertencem ali, a correspondência de negócio pertence ao Outlook, e a AI trabalha nas duas sem as misturar.

O que a ProhostAI pode fazer com o Outlook

Depois de ligar o Outlook, o ProhostAI trabalha com o seu correio e o seu calendário a pedido. Não existe um ecrã do Outlook dentro da aplicação.

Leitura

Encontrar e resumir conversas — Localize uma conversa e perceba em que ponto está sem ler vinte mensagens. “O que dissemos da última vez ao proprietário do Harbour sobre a caldeira?”
Consultar a agenda — Leia os eventos do calendário para que a AI saiba o que já está marcado antes de sugerir uma hora.

Criação e atualização

Redigir e enviar correio — Escreva a atualização para o proprietário ou a confirmação ao prestador e envie-a a partir do seu próprio endereço. “Envia um email ao proprietário do Harbour a confirmar a reparação para quinta-feira.”
Criar eventos no calendário — Ponha uma visita, uma deslocação ou uma entrega de chaves na agenda e convide quem tem de estar presente.

Como ligar o Outlook

O Outlook liga-se através do OAuth da Microsoft, por isso o ProhostAI nunca vê a sua palavra-passe e você ou um administrador podem revogar o acesso a qualquer momento.

1Abra o ProhostAI e vá a Definições → Ligações.
2Procure Outlook e selecione Ligar.
3Inicie sessão com a conta Microsoft e aprove as permissões.
4Peça à AI para encontrar uma conversa recente e confirme que a ligação funciona.

Bom saber

Ligar o Outlook não encaminha o correio recebido para a caixa de entrada unificada de hóspedes. É gerido pelo agente: a AI lê e envia a pedido, e as conversas com hóspedes continuam na Caixa de Entrada do próprio ProhostAI.

O correio é enviado a partir da conta ligada, por isso as respostas voltam ao Outlook como sempre e os seus itens enviados refletem o que saiu.

Num tenant empresarial, pode ser preciso que um administrador aprove a ligação uma vez.

Revogar a aplicação nas definições da sua conta Microsoft termina o acesso de imediato.

Perguntas frequentes sobre a integração com o Outlook

Não. É gerido pelo agente e não é uma segunda caixa de entrada — a AI lê e envia a pedido, enquanto a caixa de entrada unificada continua a ser para conversas com hóspedes no Airbnb, no WhatsApp e nos restantes canais.

Envia a partir da conta ligada, por isso a mensagem sai do seu endereço e as respostas voltam ao Outlook como habitualmente.

Sim. Consegue ler eventos e criar novos com convites, que é o que lhe permite marcar a visita de um prestador ou uma visita ao imóvel sem que tenha de abrir a agenda.

Na maioria dos tenants empresariais do Microsoft 365, sim — um consentimento único do administrador e não um passo para cada utilizador.

Abra Definições → Ligações no ProhostAI e desligue-o, ou remova o ProhostAI da secção de permissões de aplicações da sua conta Microsoft.