Integração com o QuickBooks

Envie pagamentos e despesas diretamente para a contabilidade.

A contabilidade acontece ao mesmo tempo que o trabalho.

Cada estadia gera contabilidade — um pagamento recebido, um custo de limpeza, uma fatura de fornecedor. Ligue o QuickBooks e esse registo pode chegar às contas quando acontece, em vez de ser reconstruído ao fim do mês.

Visão geral

A gestão de propriedades gera transações mais depressa do que alguém as concilia. Um fim de semana produz pagamentos a auxiliares de limpeza em quatro propriedades, uma fatura do canalizador, três transferências de plataformas com estruturas de comissão diferentes e um reembolso. Nada disto é complicado; tudo isto é fastidioso, e vai-se acumulando.

O desfecho habitual é uma maratona mensal em que alguém reconstrói seis semanas de atividade a partir do extrato bancário e da memória. Os erros aqui não são dramáticos — um custo atribuído à propriedade errada, uma comissão lançada como receita —, mas corrompem em surdina exatamente os números que usa para decidir se vale a pena gerir uma propriedade.

Ligar o QuickBooks permite que o lançamento aconteça no momento do acontecimento. Uma limpeza concluída com um pagamento associado pode tornar-se uma despesa na propriedade certa, e as transferências das plataformas podem entrar como receita em vez de um depósito por explicar. O que fica para o fim do mês é revisão e não reconstrução.

O que a ProhostAI pode fazer com o QuickBooks

Depois de ligar o QuickBooks, o ProhostAI trabalha com a sua contabilidade em linguagem corrente. Não há nenhum ecrã de contabilidade dentro da app.

Leitura

Responder a partir das contas — Traga números reais em vez de estimativas. “Quanto gastámos em manutenção na casa do lago este ano?”
Ver o que está por liquidar — Veja faturas e contas por pagar sem abrir o QuickBooks.

Criação e atualização

Registar despesas — Lance pagamentos a auxiliares de limpeza, faturas de fornecedores e reparações como despesas na propriedade certa.
Registar receita — Lance as transferências das plataformas como receita, para que nenhum depósito fique por explicar.

Como ligar o QuickBooks

O QuickBooks liga-se através do OAuth da Intuit, por isso o ProhostAI nunca vê a sua palavra-passe e pode revogar o acesso na Intuit quando quiser.

1Abra o ProhostAI e vá a Definições → Ligações.
2Procure QuickBooks e selecione Ligar.
3Inicie sessão na Intuit, escolha o ficheiro da empresa e aprove as permissões.
4Pergunte quanto gastou numa propriedade este ano para confirmar que a ligação funciona.

Bom saber

O QuickBooks continua a ser o sistema de registo. O plano de contas e os relatórios do seu contabilista mantêm-se como estão.

Decida como as propriedades correspondem à sua estrutura contabilística — classes, localizações ou clientes — antes de lançar muitos movimentos.

Escolha o ficheiro de empresa certo no momento da ligação. Ligar o errado é fastidioso de desfazer.

Revogar o ProhostAI nas definições da sua conta Intuit termina o acesso de imediato.

Perguntas frequentes sobre a integração com o QuickBooks

Regista os movimentos à medida que acontecem — pagamentos a auxiliares de limpeza, faturas de fornecedores, transferências das plataformas — no QuickBooks. O seu contabilista continua a ser dono das contas e dos relatórios.

Normalmente através de classes, localizações ou clientes, consoante a forma como as suas contas estão estruturadas. Vale a pena decidir antes de lançar muitos movimentos, porque mudar depois obriga a refazer trabalho.

Deve fazer o contrário. Os lançamentos chegam categorizados e atribuídos a uma propriedade à medida que acontecem, por isso o fecho do mês passa a ser revisão em vez de reconstrução.

A ligação foi feita para o QuickBooks Online, que é o que o fluxo OAuth da Intuit cobre.

Abra Definições → Ligações no ProhostAI e desligue-o, ou revogue o ProhostAI nas definições da sua conta Intuit.